Nous sommes heureux de vous informer que nous installerons une mise à niveau de QuestionPoint ce dimanche, le 12 février . Cette mise à niveau comportera de nouvelles fonctionnalités et certains améliorations. Vous trouverez la description de ces changements dans le document PDF ci-joint. N’hésitez pas à nous contacter si vous ne pouvez ouvrir le document. Nous publierons également ces informations sur le blogue de QuestionPoint.
Veuillez prendre note que le service QuestionPoint ne sera pas disponible le 12, février, de 02hr TU à 03hr TU, le temps de l'installation. Vous devez absolument mettre fin à toutes vos sessions de Chat en cours au moins deux minutes avant le moment prévu de l’interruption afin d’éviter que la communication avec vos utilisateurs soit coupée et éviter de potentielles sessions « accrochées ». (Vous ne pourrez pas cliquer sur les sessions coupées mais visible «en cours » pour obtenir les informations afin de communiquer avec les utilisateurs.)
Si vous éprouvez des problèmes après l’interruption du service, veuillez contacter votre fournisseur de service pour de l’aide.
Nous nous excusons des inconvénients causés par l'interruptions de service et vous remercions de votre patience.
Nouvelles fonctionnalités et améliorations
1. Enregistrement des pièces jointes par les bibliothécaires
Les pièces jointes par le bibliothécaire qui sont envoyées à l’utilisateur avec la réponse sont maintenant jointes à la transaction et peuvent être examinées ou téléchargées.
Lorsqu’un bibliothécaire joint un fichier à une réponse à partir de Service de référence, le fichier est vérifié afin de garantir qu’il ne contient pas de virus (no 1 dans l’illustration 1 ci-dessous). Si aucun virus n’est détecté, il est téléchargé et stocké sur un serveur OCLC. Le fichier peut ensuite être récupéré par n’importe quel bibliothécaire qui a les privilèges nécessaires pour voir la transaction. Note. — La détection de virus n’est pas synchrone donc le chargement du fichier peut prendre jusqu’à cinq minutes.
Lorsque la vérification du fichier est terminée et qu’aucun virus n’a été détecté, le nom de la pièce jointe (en hypertexte) apparaît dans la transaction (no 2 dans l’illustration 1). Si un virus a été détecté, le fichier n’est pas enregistré par QuestionPoint, et un avis indiquant que le fichier n’a pas été enregistré apparaît (no 3 dans l’illustration 1).
Illustration 1 : pièces jointes dans l’écran Question complète
Selon la combinaison du système d’exploitation et du navigateur utilisée par le bibliothécaire, et du logiciel disponible sur son ordinateur, lorsqu’il clique sur le lien pour la pièce jointe, soit celle-ci est ouverte automatiquement dans une fenêtre de navigateur, soit ou une boîte de dialogue, invitant à enregistrer ou ouvrir le fichier, est présentée. Voir l’illustration 2 ci-dessous.
Illustration 2 : boîte présentée par Windows XP
Important :
• Si une transaction est supprimée, la pièce jointe n’est plus disponible pour téléchargement.
• Pour l’instant, les pièces jointes ne seront pas disponibles dans les Questions archivées.
• Les pièces jointes envoyées avec une réponse ne seront pas mentionnées ou disponibles dans le module Bases de connaissances.
Lorsqu’une pièce jointe est envoyée par un bibliothécaire avec une réponse, une icône indiquant la présence de la pièce jointe est affichée dans la liste de questions.
Illustration 3 : icône indiquant une pièce jointe dans la liste de questions
2. Améliorations aux révisions de transcriptions hors ligne
Les utilisateurs de tous les niveaux de QuestionPoint (groupe, établissement, bibliothécaire) pourront remarquer que les améliorations apportées aux révisions Zones de formulaires en novembre dernier ont été incorporées aux révisons Hors ligne. Pour pouvoir générer des rapports statistiques pour toutes les zones de formulaires pour un établissement (ou pour tous les établissements si sélectionnés par l’administrateur de groupe), peu importe le type de formulaire, la composition du formulaire ou le nombre de versions du formulaire, il faut limiter la révision à un seul type de formulaire : courriel/question sur place, Chat/Qwidget, et textos. Ainsi, dans la liste déroulante pour le paramètre Type de session, l’indication « – Sélectionnez un type – » est maintenant affichée et il n’est plus possible de sélectionner Tous.
De plus, dans le même écran, les intervalles de dates sont maintenant inclusifs. Si, par exemple, vous voulez obtenir des statistiques pour août 2011, inscrivez 8/1/2011 dans la première boîte (« le ou après le ») et 8/31/2011 dans la seconde boîte (« le ou avant le »).
Illustration 4 : écran 2 de la configuration de révision Hors ligne
Dans le troisième et dernier écran de configuration de révision Hors ligne, la liste de zones de formulaire par défaut et personnalisées varient selon le type de session sélectionnée pour la révision : courriel/question sur place, Chat/Qwidget, ou textos. Tout comme pour la révision en ligne par Zones de formulaires (Révisions des transcriptions >> Zones de formulaires), les zones affichées dans la gauche de l’écran sont des informations étiquetées (métadonnées) sur les transactions comme la date, le domaine de l’adresse électronique de l’utilisateur, les codes descriptifs, l’adresse IP, etc. (Bien entendu, les transactions via texto n’ont pas de zones de formulaires, mais elles peuvent contenir des métadonnées comme la date et les codes descriptifs.)
Pour profiter pleinement de la structure plus flexible et précise des révisions de transactions disponible depuis novembre dernier (si vous changer de formulaire avec le temps), votre bibliothèque devrait utiliser les formulaires hébergés par le Gestionnaire de formulaires de QuestionPoint dans le module Administration.
Informations importantes à considérer lors de révisons Hors ligne (et de révision des Zones de formulaires le cas échéant) :
• L’affichage des zones personnalisées de la page 3 (liste à droite) dépend du formulaire de la bibliothèque, c’est-à-dire si le formulaire a été publié ou non dans le Gestionnaire de formulaires QuestionPoint. Toutes les zones de formulaires hébergés localement sont automatiquement affichées, mais il est impossible de sélectionner ces zones.
• Toutes les données provenant de formulaires hébergés localement sont affichées sous des en-têtes de colonnes (si le format Excel a été sélectionné comme d’affichage) intitulées « Old Data 1 » (Anciennes données 1), « Old Data 2 » (Anciennes données 2), et ainsi de suite, qui correspondent aux numéros de zones de votre formulaire hébergé localement (numéros utilisés par le système QuestionPoint). Les données sont précédées par le nom de la zone.
• Si vous publiez un formulaire en utilisant le Gestionnaire de formulaires QuestionPoint, mais que certaines des transactions que vous révisez ont été effectuées avec un ancien formulaire, vous verrez les zones du formulaire du Gestionnaire de formulaires sous des en-têtes de colonnes ET les colonnes d’anciennes zones « Old Data ». Dans l’illustration 6, les transactions dans le fichier Excel ont été effectuées avec formulaire hébergé localement, mais la bibliothèque a publié un formulaire en utilisant le Gestionnaire de formulaires.
Illustration 5 : zones par défaut et personnalisées pour les messages textes (en haut, à gauche), le Chat et les courriels
Illustration 6 : fichier Excel contenant les données d’un formulaire hébergé localement
Les gestionnaires peuvent maintenant choisir que les adresses électroniques complètes ou non des utilisateurs soient affichées lors de la révision des transcriptions (Service de référence >> Révision des transcriptions >> Zones de formulaires). Qu’il s’agisse de l’adresse complète ou uniquement du nom de domaine dépend d’un nouveau paramètre configurable dans le module Administration (Administration >> Établissement >> Paramètres). Voir l’illustration 7 ci-dessous.
Dans la page de configuration de la révision (illustration 8), dans les Zones par défaut, l’option « Adresse électronique de l’utilisateur » est sélectionnée si, dans le module Administration, l’option « Inclure l’adresse électronique complète de l’utilisateur dans les options de rapports sur les zones de formulaires » est sélectionnée (illustration 7). Si cette option n’est pas sélectionnée dans le module Administration, la zone affichée lors des révisions sera « Domaine de l’adresse de l’utilisateur ».
Illustration 7 : Inclure l’adresse électronique complète de l’utilisateur dans les options de rapports sur les zones de formulaires.
Illustration 8 : inclure l’adresse électronique complète de l’utilisateur dans les rapports – configuration de la révision
4. Fréquence des vérifications pour les questions via Upside Wireless
Si votre bibliothèque permet la référence par message texte par le biais d’Upside Wireless, vous pouvez intégrer ces messages dans QuestionPoint. Les informations sur cette fonctionnalité ont été publiées en novembre dernier (voir les Notes d’installation de novembre 2011 au http://questionpoint.blogs.com/questionpoint_247_referen/2011/11/questionpoint-install-13-november-2011.html). Initialement, QuestionPoint vérifiait (pour le compte des bibliothèques utilisant ce service) toutes les cinq (5) minutes si de nouvelles questions avaient été reçues par le
biais d’Upside Wireless. QuestionPoint vérifie maintenant toutes les deux (2) minutes si de nouvelles questions ont été reçues.
Correctifs
1. Codes descriptifs
Plusieurs correctifs ont été apportés aux codes descriptifs.
• Codes descriptifs de la liste par défaut non présentés. Lorsque la liste par défaut des codes descriptifs était utilisée (environ 70 codes ajoutés par diverses sources entre 2007 et 2010), ces codes n’étaient pas présentés lors des révisions de transcriptions dans les données sous Zones de formulaires ou dans les Données actives sous les révisions Hors ligne. Ce problème a été corrigé et tous les codes descriptifs, peu importe leur source, devraient être présentés lorsque demandés.
• Administrateurs de groupes incapables de configurer des codes descriptifs. Les administrateurs de groupes ne pouvaient pas configurer de codes descriptifs pour les bibliothèques membres de leur groupe dans le module Administration même lorsque ces bibliothèques leur avaient donné l’autorisation nécessaire. Ce problème a été corrigé et les administrateurs de groupes pourront dorénavant configurer des codes descriptifs pour les bibliothèques membres qui le permettent.
• Données mal alignées lors des révisions. Depuis novembre 2011, si l’option Codes descriptifs n’était pas cochée dans l’écran de configuration des révisions, les données des zones suivantes étaient décalées vers la gauche et, par conséquent, ces données apparaissaient dans la mauvaise colonne. Ce problème a été corrigé.
• Perte des codes descriptifs assignés lorsqu’une transaction était copiée. Si des codes descriptifs étaient assignés à une transaction qui était ensuite copiée afin d’inclure ou de corriger une adresse électronique, ces codes descriptifs n’apparaissaient pas dans la nouvelle version de la transaction. Dorénavant, les codes descriptifs seront également copiés.
2. Indexation de toutes les nouvelles transactions
Parfois, lors de l'indexation quotidienne, les transactions ayant le statut Nouvelle n’étaient pas indexées. Il fallait qu’une action soit effectuée pour que ces transactions soient indexées. La cause du problème a été identifiée et, dorénavant, les nouvelles transactions ayant le statut Nouvelle seront toutes indexées. Si vous croyez avoir d'anciennes transactions ayant le statut Nouvelle qui n’ont pas été indexées, vous pouvez ouvrir ces transactions et les assigner à un bibliothécaire ou leur ajouter une note. L’une ou l’autre de ces opérations déclenchera l'indexation de ces questions. Toutes les transactions, même celles qui n’ont pas été indexées dans les circonstances mentionnées ci-haut, seront indexées lorsqu’elles seront transférées dans les Questions archivées après 90 jours d’inactivité.
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