Chers utilisateurs de QuestionPoint,
Nous sommes heureux de vous informer que nous installerons une mise à niveau de QuestionPoint ce dimanche. Cette mise à niveau comportera de nouvelles fonctionnalités, plusieurs améliorations, et résoudra certains problèmes existants. Vous trouverez la description de ces changements dans le document PDF ci-joint. N’hésitez pas à nous contacter si vous ne pouvez ouvrir le document. Nous publierons également ces informations sur le blogue de QuestionPoint.
Veuillez prendre note que le service QuestionPoint ne sera pas disponible le 8 mai, de 06hr TU à 7:30 hr TU, le temps de l'installation. Vous devez absolument mettre fin à toutes vos sessions de Chat en cours au moins deux minutes avant le moment prévu de l’interruption afin d’éviter que la communication avec vos utilisateurs soit coupée et éviter de potentielles sessions « accrochées ». (Vous ne pourrez pas cliquer sur les sessions coupées mais visible «en cours » pour obtenir les informations afin de communiquer avec les utilisateurs.)
Lorsque le service sera rétabli, veuillez vérifier dans la liste de vos Nouvelles questions si des sessions de Chat ont été interrompues ou si vous avez reçu de nouvelles questions par courriel. Si vous éprouvez des problèmes après l’interruption du service, veuillez contacter votre fournisseur de service pour de l’aide.
Nous nous excusons des inconvénients causés par l' interruptios de service vous remercions de votre patience.
Bien à vous,
Votre équipe QuestionPoint
1. Nouvelles fonctionnalités
1.1 Recherche dans les transactions
La possibilité de chercher dans vos transactions (questions-réponses, transcriptions) est enfin disponible! Vous pouvez maintenant chercher dans votre base de données active de transactions ou dans vos questions archivées. Vous pouvez faire une recherche de base par mot-clé dans la question ou la réponse, par nom d’utilisateur ou Code descriptif, ou faire une recherche plus complexe en inscrivant un segment de phrase, en utilisant la troncature et l’exclusion de mots, et en limitant la recherche pour des résultats plus précis.
La boîte Numéro de question qui apparaissait dans toutes les listes de questions a été remplacée par la boîte Recherche. Dans cette boîte, vous pourrez chercher par mot-clé ou par numéro de question. Dans l’image 1 ci-dessous, on voit la boîte de recherche de base et le menu déroulant qui permet de choisir la recherche par mot-clé ou par numéro de question.
Image 1 : Recherche de base
Un lien sous le menu déroulant vous amène à l’écran Recherche avancée (image 2). La Recherche avancée vous permet d’élaborer un énoncé de recherche portant sur des éléments plus précis (question ou réponse, codes descriptifs, zones du formulaire, nom de l’établissement, notes, informations sur l’utilisateur) et d’élargir ou restreindre votre recherche en cherchant parmi les transactions d’autres bibliothèques (si vous participer à des groupes de référence), ou en cherchant des types précis de transactions (Chat, Qwidget, courriel, messagerie instantanée). Vous pouvez même limiter les résultats par date (derniers 2 jours, 7 jours, 30 jours ou 60 jours).
Image 2 : Recherche avancée
Après la recherche, les résultats sont affichés dans une liste (image 3). Si vous doutez de la pertinence des résultats, vous pouvez vérifier vos critères de recherche (image 4). Dans la liste, la question et le numéro de question sont affichés, la date de réception, et le nom de l’établissement et de l’utilisateur. Les termes de recherche sont en surbrillance dans la question. Les questions sont tronquées après 250 caractères, mais le symbole + à gauche de la question indique que la question complète n’est pas affichée. Cliquez sur le + pour voir la question complète (image 5).
Image 3 : Liste de résultats
Image 4 : Critères de recherche
Image 5 : Voir la question complète
Cliquez sur n’importe quelle question en hyperlien pour aller à l’écran Question complète (image 6). Dans cet écran, vous pouvez effectuer n’importe quelle action que vous auriez pu effectuer si vous aviez accédé à la question à partir de vos listes de questions (Actives, Nouvelles, etc.).
Image 6 : Question complète après la recherche
Dans le résultat de recherche, si vous avez choisi d’afficher 50 questions ou moins par page, vous pouvez choisir n’importe quelle question, ou toutes les questions de la page (en cochant les cases), puis cliquer sur le bouton « Voir les transactions sélectionnées » pour voir toutes les transactions cochées dans un seul écran (images 7 et 8).
Image 7 : Sélection de transactions dans la liste de résultats
Image 8 : Affichage des transactions sélectionnées dans le même écran
1.2 recherche dans les questions archivées
Il est également possible de chercher dans les questions archivées. Les options de recherche sont presque les mêmes que pour la recherche dans les listes de questions sauf pour la recherche d’informations sur l’utilisateur puisque ces informations ont été supprimées dans les questions archivées. De plus, dans la Recherche avancée, vous ne pouvez pas chercher par date, mais par années. Vous pouvez chercher plusieurs années à la fois.
Note. – Les premiers jours après l'installation, l’indexation des Questions archivées sera plus ou moins une semaine en retard, c'est-à-dire que les questions dateront de 97 jours et plus au lieu de 90 jours et plus. Toutefois, ce problème sera réglé à l’intérieur de quelques jours après l'installation et l’indexation des Questions archivées sera effectuée comme auparavant.
Image 9 : Questions archivées
2. Améliorations
2.1 Nouvelle langue / Fuseaux horaires
Administrateurs d’établissements – C’est dans le nouvel écran Paramètres généraux du module Administration que sont maintenant configurés l’Adresse électronique générale et les paramètres pour les Avis par courriel. Cet écran contient également deux nouvelles options : Langue par défaut du service et Fuseau horaire. Lors de prochaines améliorations, la Langue par défaut du service déterminera la langue dans laquelle seront envoyés tous les courriels générés par le système. Par exemple, lorsqu’une question sera assignée à un bibliothécaire, le message envoyé à ce bibliothécaire pour l’informer de cette nouvelle assignation sera dans la langue qui aura été sélectionnée comme Langue par défaut du service.
Image 10 : Nouvel écran Paramètres généraux
L’option Fuseau horaire contrôlera les heures inscrites (horodatage) que vous voyez lorsque vous traiter des questions ou assurer les suivis pour le Chat. Cette nouvelle fonctionnalité apporte plus de précision dans l’affichage des actions dans le module Service de référence (heure de réception, heure de la réponse, heure des échanges entre le bibliothécaire et l’utilisateur, heure de l’ajout d’une note, etc.) pour tous les fuseaux horaires du monde. Les fuseaux horaires sont pris en compte de même que les zones où l’heure avancée (heure d’été) est appliquée. Le début et la fin de la période d’heure avancée devraient également être reflétés dans le module Service de référence sans l’intervention des administrateurs.
Note.- Ce changement n’a aucune répercussion sur les Rapports d’activités. De plus, les bibliothèques qui utilisent l’acheminement automatique de questions au groupe virtuel pour la couverture des services doivent toujours indiquer leur fuseau horaire dans la zone Fuseau horaire du module Profil. Si vous voulez participer au Réseau mondial de référence, vous devez également configurer ce paramètre.
2.2 Codes descriptifs maintenant ceux de la bibliothèque de l’utilisateur
Lorsque vous « chattez » avec l’utilisateur d’une autre bibliothèque, vous verrez maintenant les codes descriptifs de la bibliothèque de cet utilisateur et non ceux de votre bibliothèque. Remarque : les bibliothécaires de la Coopérative 24/7 qui répondent à des utilisateurs de bibliothèques qui ne font pas partie de leur groupe régional ne devraient pas assigner de codes descriptifs à la fin de la session de Chat. Cette directive n’a pas changé.
Note. – Si, dans la zone Codes descriptifs de la Question complète, un code apparaît en rouge avec un chiffre entre parenthèses, il est possible que ce code ait été assigné par une autre bibliothèque à la fin de la session et que ce soit donc un code descriptif de cette bibliothèque. Ceci ne devrait plus se produire, mais nous vous encourageons à examiner ces anciens codes descriptifs et à les remplacer par un code descriptif de votre bibliothèque s’il y a lieu. Il est également possible qu’un code descriptif qui apparaît en rouge soit un code descriptif assigné par votre bibliothèque, mais qui n’existe plus. Vous pouvez laisser ces codes ou les remplacer par les nouveaux codes descriptifs de votre bibliothèque.
2.3 Statistiques sur divers Statuts lors de l’ajout manuel d’une question
Administrateurs – QuestionPoint compilera maintenant le nombre de Questions reçues (Accueil >> Rapports) lorsque vos bibliothécaires utilisent l’option Ajouter une question et assigne le statut En attente, Traitée ou Fermée à la question. Le nombre de Réponses envoyées sera également ajouté pour ces statuts lorsqu’un texte est présent dans la boîte Réponse.
Image 11 : Ajouter une question
2.4 Mises à jour des instructions pour l‘ajout d’un Qwidget dans Facebook
Administrateurs – Nous avons mis à jour les instructions pour ajouter un Qwidget dans Facebook. Cette révision reflète les récents changements apportés à Facebook qui permettent de mettre sous un onglet des applications comme le Qwidget dans Facebook. Les utilisateurs de QuestionPoint nous demandent cette révision depuis que nous avons publié les premières instructions!
Nous avons maintenant deux versions de ces instructions basées sur le niveau d’intégration du Qwidget dans Facebook. Les instructions de base sont disponibles au : http://www5.oclc.org/questionpoint/fbqwidget/QuestionPoint_Basic_Qwidget_for_Facebook_API.docx
Utilisez ces instructions si votre bibliothèque crée un Qwidget et le met dans une page HTML différente afin de créer une application pour Facebook qui peut être chargée sous un onglet dans Facebook.
Les instructions avancées sont disponibles au http://www5.oclc.org/questionpoint/fbqwidget/QuestionPoint_Advanced_Qwidget_for_Facebook_API.docx
Utilisez ces instructions si votre bibliothèque crée un Qwidget et le met dans un fichier PHP, puis utilise le logiciel PHP de Facebook (Facebook PHP Software Development Kit) pour créer une application pour Facebook qui peut être chargée sous un onglet dans Facebook. Cette méthode permettra également de placer d’autres fonctionnalités avancées de Facebook sous l’onglet comme une fonctionnalité permettant de comptabiliser le nombre d’utilisations du Qwidget dans Facebook (voir la documentation de Facebook pour plus d’informations).
Note. – Les bibliothèques qui placent un Qwidget dans Facebook sont soumises aux conditions d’utilisations de Facebook, peu importe le genre d’implantation du Qwidget qu’elles choisissent.
Si vous avez des questions sur les instructions, veuillez écrire au [email protected].
3. Corrections
3.1 Serbe disponible dans tous les modules
Lorsque la langue serbe a été ajoutée à l’interface QuestionPoint en décembre, elle n’a pas été intégrée dans tous les modules. Nous avons maintenant terminé l’intégration du serbe dans tous les modules et pour toutes les fonctionnalités.
3.2 Messages Textes correctement identifiés lors de la révision des zones du formulaire
Administrateurs – Dans la révision des zones du formulaire (accessible par les administrateurs sous Service de référence >> Réviser les transcriptions), les messages textes sont maintenant identifiés comme tels. Auparavant, ils étaient incorrectement identifiés comme sessions de Chat.
3.3 Réponses de l’utilisateur maintenant envoyées à sa bibliothèque
À cause d’un problème récurent, les réponses d’un utilisateur envoyées à partir de son compte QuestionPoint allaient au bibliothécaire au Chat. Ce problème a été réglé. Les réponses des utilisateurs seront maintenant envoyées à leur bibliothèque. (Si vous ne participez pas au Chat coopératif, ce problème n’avait pas d’incidence pour vous.)
3.4 Plus d’avis de rappel lors de l’envoi de multiples messages à un même partenaire de référence
Les bibliothèques qui correspondaient plus d’une fois avec un partenaire de référence au sujet d’une même question avaient remarqué que le partenaire recevait un message de « rappel de la question » en même temps que le nouveau message. Ce problème a été réglé. Les messages de rappel au partenaire de référence initial seront uniquement envoyés lorsqu’une question est acheminée à une nouvelle adresse électronique.
3.5 Zones modifiées dans un formulaire Web pouvant être publiées immédiatement
Administrateurs – À cause d’un problème dans la construction du formulaire Web, il fallait désélectionner et resélectionner les zones qui avaient été modifiées avant de les publier. Ce problème a été réglé. Les zones peuvent maintenant être modifiées et publiées immédiatement.
3. 6 Avis à l’administrateur de groupe lors de la modification d’une file d’attente
Administrateurs de groupes – Lorsque l’historique de la File d’attente pour le Chat est modifié (par exemple, si les délais d’affichage sont modifiés) sous Administration >> Groupe d’abonnement >> Gestionnaire de Chat, QuestionPoint enverra maintenant un avis à l’administrateur du groupe d’abonnement et à l’administrateur 24/7 pour savoir si des règles doivent être mises à jour. Le message suivant sera présenté : « Veuillez vous connecter à votre compte d’administrateur de Groupe d’abonnement QuestionPoint et vérifier les changements apportés à [nom de la file d’attente] par [numéro d’utilisateur et nom]. Vous devrez peut-être ajuster le statut d’affichage d’un Qwidget ou du Chat. »
3.7 Nouvelles instructions pour la sélection des files d’attente
Les instructions affichées dans l’écran pour la sélection de files d’attente lorsque vous ouvrez une session dans le module de Chat ont été mises à jour pour refléter les changements apportés à la sélection des files d’attente en décembre 2010. Dorénavant, vous n’avez plus à sélectionner votre File d’attente principale si vous voulez que vos utilisateurs apparaissent immédiatement aux bibliothécaires qui surveillent votre groupe ou à la Coopérative 24/7 même si vous surveillez également cette file d’attente. Toutefois, si vous voulez avoir la possibilité de répondre à vos propres utilisateurs avant que les autres bibliothèques ne les voient, vous devez cocher la case File d’attente principale.
Image 12 : Sélection des files d’attente
3.8 Entrée de texte dans le Qwidget avec Firefox
Le problème lié à l’entrée de texte par certains utilisateurs du Qwidget avec Firefox 3.6 et les versions supérieures a été réglé. Pour plus d’informations sur ce problème, voir : http://questionpoint.blogs.com/questionpoint_247_referen/2011/04/qwidget-typing-problem-for-some-patrons-using-firefox-36-or-higher-.html. Si vous avez d’autres questions liées à ce problème, veuillez écrire à [email protected]. N’oubliez pas d’inclure le numéro de session si vous signalez un problème qui est survenu.
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