QuestionPoint: 24/7 reference services

Release Notes for February 12 Install

 

 

 

New Features/Improvements

1. Librarian Attachments Saved

Librarian attachments sent to a patron with an answer are now appended to the transaction and available for examination or download.

When a librarian attaches a document to an answer from within the Ask a Librarian module, the attachment will be virus scanned (no. 1 in Illustration 1 below). If passed it will be uploaded and stored on an OCLC server. The attachment will then be retrievable by any librarian with privileges that also allow them to see the transaction. The virus scanning is not synchronous, so may take up to five minutes to upload.

Upon successful scan, the attachment will be seen at the top of the transaction, and the name will be hot-linked (no. 2 in Illustration 1). If a virus has been detected, the document is not saved by QuestionPoint, and a notation of an unsaved attachment will be seen (no. 3 in Illustration 1).

 

Illustration 1: Attachment in Full Question View

Depending upon the OS/browser combination used by the librarian, and the software available to the user on their computer, the attachment link, when clicked, will either open automatically in a browser window or a dialogue box will appear giving the librarian the opportunity to open or save the document. The example in Illustration 2 below results from Windows 7 OS/ IE. Other messages may result from other OS/browser combinations.

 

Illustration 2: Windows 7 Open/Save Window

 

Important:

· If the transaction is deleted, the attachment will no longer be available for download.

· At this time, the attachment will not be available in Service History.

· The attachments sent with an answer will not be notated or available from the KB module.

Any attachment sent by a librarian with an answer will be reflected by a new icon in the questions list view.

Illustration 3: Attachment Icon in Questions List

 

2. Offline Reviews Improvements

All level of QuestionPoint managers (group, institution, Ask) will appreciate that Offline Reviews have now been updated with the Form Field Review improvements introduced in November. To achieve the ability to report on all form fields for any institution (or all institutions, if selected by a group administrator), no matter the form type, the genesis of the form, or the number of form versions, it is necessary to limit a single review to a single form type: email/walkup, chat/Qwidget, and SMS text message. Thus, the Session Type parameter now displays “—Select One –“ in the drop-down window, and there is no longer an All option.

Also, on the same page, date ranges are now inclusive. If you wish to request a review, e.g., for August 2011, enter 8/1/2011 in the first box (“On or after”) and 8/31/2011 in the second (On or before”).

Illustration 4: Page 2 of Offline Review Setup

 

On the third and final setup page for an Offline Review, the list of default fields and custom form fields to select from change, depending on whether the administrator has opted to report on email/walkup forms, chat/Qwidget forms, or SMS texting forms. As with the online Form Field Reviews (Transcript Reviews >> Form Fields), fields displayed on the left are tagged information (or metadata) about transactions, such as Date Entered, Patron E-mail Domain, Descriptive Codes, IP Address, and more. (Transactions received via texting do not, of course, actually have form fields, but they do have the possibility of metadata, such as Date and Descriptive Codes.)

To take full advantage of the more flexible and more accurate (if you change form fields over time) structure introduced in November 2011, your library should use forms built within the QuestionPoint Forms Manager in the Administration module.

Some important information to keep in mind with Offline Reviews (and Form Field Reviews where appropriate):

· The display on page 3 of setup of custom form fields (list on the right) depends on whether or not the library published a form in the QuestionPoint Forms Manager. All fields from self-hosted forms are automatically reported without an option to select fields.

· All data from self-hosted forms are reported under column headings (if the Excel format is chosen as the review format) labeled “Old Data 1,” “Old Data 2,” and so on, which correspond to the ID number of your self-hosted form (a number the QP system uses). Data is preceded by the actual field label.

· If you published a form using the QP Forms Manager but some of the transactions you are reviewing used a previous form, you will see both the published form fields as column headings and the Old Data columns. In Illustration 6, the transactions in the Excel file used a self-hosted form, but the library has published a form using the Forms Manager.

Illustration 5: Default and Custom Form Fields for Texting (top left), Chat, and Email

 

 

Illustration 6: Excel Review of Transactions from Self-hosted Form

3. Option to Include Patron Full Email Address in Form Field Review

Managers now have the option to include the patron’s full email address in Form Field Reviews (Ask >> Review Transcripts >> Form Fields). Whether the full address or just the domain appears depends on a new setting in the Administration module (see Illustration 7 below). The setting is on the General Settings page, under the Institution tab.

On the review setup page (Illustration 8), the Default Fields email selection option is “Patron E-mail” if the Administration setting is Yes for including the full address. The option is “Patron E-mail Domain” if the setting is No.

Illustration 7: Report Patron’s Full Email Address in Reviews – Admin Setting

 

 

Illustration 8: Report Patron’s Full Email Address in Reviews - Review Setup

4. Upside Wireless SMS Polling Frequency Increased

If your library offers SMS texting to your patrons through Upside Wireless, you can integrate those text messages into QuestionPoint. Information about that feature was released in November (see November Release Notes at http://questionpoint.blogs.com/questionpoint_247_referen/2011/11/questionpoint-install-13-november-2011.html). When introduced, QuestionPoint would poll the Upside Wireless web site every five minutes, for institutions that have integrated the two services. That frequency has been increased to every two (2) minutes.

Fixes

1. Descriptive Codes

A number of fixes were made to the Descriptive Codes feature.

· Default List Not Reported. If the default list of Descriptive Codes is being used (some 70 codes added by multiple sources between 2007 and 2010), they were not being reported in Form Field Reviews nor for Active data in Offline Reviews. That has been rectified and all codes, no matter the source, should be reported when requested.

· Group Admin Unable to Assign DCs. Group administrators (BME admins) were not able to set up Descriptive Codes for member libraries in the Administration module, even though libraries set their permissions for this functionality to Yes. This has also been rectified, and BME admins can now set up codes for all libraries that have given them permission to do so.

· Data Misaligned in Review. Since November 2011, if the Descriptive Codes option was not checked on the Form Fields Reviews setup page, every reported field following was shifted to the left by four places, thus reporting the data under incorrect headings. With this install, this misalignment has been fixed.

· Copied Transaction Loses Assigned DCs. If Descriptive Codes were assigned to a transaction that was then later copied to provide or correct an email address, the new, the codes did not carry over to the new, resulting transaction. All assigned codes will be copied to the new transaction after this install.

2. All New Transactions Indexed

There have been instances when transactions marked with the status of NEW at the time of the daily indexing of all transactions did not get indexed until some action had been taken. The cause of that problem has been discovered, and after this install, there will be no instances, going forward, in which such transactions do not get indexed. If you suspect that you have some older, still NEW transactions not indexed, you can open them and assign them to someone or add a note. That is sufficient activity for them to be picked up for indexing. All transactions, even those missed under the circumstance described above, will be indexed when they roll into the archive after 90 days of no activity.

QuestionPoint Install 13 November 2011

New Features

1.    Upside Wireless, another texting option

Libraries that have accounts with Upside Wireless (http://www.upsidewireless.com/) , a text messaging solution based in Canada (but also sold in the U.S. and UK and other select countries), can now integrate that account into QuestionPoint.  Administrators need to complete simple configuration steps in the Administration module to make the link between the two services active.  The images below illustrate.

As with Mosio’s Text a Librarian (integrated with QuestionPoint in March 2010), text messages will be delivered to the Ask module and answered from there.  Libraries will receive an e-mail alert from Upside Wireless, as well as a notification from QuestionPoint if QP notification is active.  Responses to Upside Wireless text messages can be a maximum of 160 characters, and a counter on the Answer page counts down as the librarian enters their response.  The Answer box will not accept characters beyond 160.
     The last image illustrates how one librarian used the URL “minifier” to shorten a URL, so her response would fit well within the 160-character limit.

2.    New fields added to Policy Pages

Two new fields have been added to the Policy Page template for Cooperative libraries:  e-Serials ISSN Search and Open URL Resolvers.  Both fields can be linked to fields in the WorldCat Registry if the Policy Page editor wishes.  The information could also be copied from the Registry and edited for Policy Page use.  The final option is for the editor to enter data directly into the field. 

In addition, the Parent Institution field can now also be linked to or copied from the Registry if the editor wishes.  The advantage of linking to a Registry record is that information that changes needs to be updated in only the Registry and not in each, individual OCLC service.   See the Policy Page guidelines at  http://wiki.questionpoint.org/w/page/13839472/Policy%20Page%20Guidelines  for the type of data that should go into these fields.

The image above illustrates the editor and chat librarian views of the new linkable fields.

3.    Form Field reviews

As part of the first, necessary steps to improving the reporting of information you collect on your various forms (e.g., webform, chat form), QuestionPoint has made a few changes to form field reviews (Ask >> Review Transcripts >> Form Fields).   The image below illustrates how administrators must first select the date and delivery format options, then the Session Type they want to review:  questions received via your question form link, i.e., webform and walk-up (Add Question) forms; chat sessions; and text messages.
     Depending on your selection of Session Type, the second part of the page is populated with the possible fields to report on.  Other changes include changing the default delivery format to the View Excel file and the default label layout to As column headings.
     It should be noted that the important work that is being implemented with this release is the restructuring of how form fields are named, maintained, and stored.  To take full advantage of the more flexible and more accurate (if you change form fields over time) structure, your library should use forms built within the QuestionPoint Forms Manager in the Administration module.  Note:  Those libraries that have been using Forms Manager forms will need to rebuild those forms to take full advantage of the improvements.  Instructions for that simple procedure will be published after the release.

4.    Practice chat form upgrade

The practice chat form has been upgraded and integrated into the Forms Manager.  If your library has a chat form built with the Forms Manager, your administrator can choose to have all the fields and options of that form also appear for the practice form.   Otherwise, the practice form will use default fields:  Name, E-mail, and Question.  In the case of defaults, all fields are optional. 

If you wish to practice or test, check the Practice checkbox so that your session comes into the Practice queue (the “chat librarian” must select the Practice queue on the chat monitor queue selection page).  Or if you want to test in a live environment, leave the box unchecked and choose a real queue to monitor in the chat monitor.  Sessions using the practice form are not included in statistics or form field reports.

The image below illustrates a practice form that is using fields configured in Forms Manager.

5.    Walk-up (Add Question) forms configuration integrated into Forms Manager

Also a result of the effort to improve form reporting, we have moved the configuration of walk-up forms from the Ask module and integrated it into the Forms Manager.  This places the control of all patron/question intake methods in one area and allows you to build forms more uniformly, if desired, as well as more efficiently, since you can use the same configured field(s) in more than one form.  Also, with walk-up forms now within the Forms Manager, you can build selection options such as drop-down menus, which were not possible heretofore for walk-up forms.

The following image illustrates where the walk-up form is configured within the Forms Manager.

And the next image shows what a configured walk-up form might look like.

6.    Irish language added

Administrators can now indicate Irish as a language strength in the Profile module, and editors can add Irish-language records to a local knowledge base or the Global KB.

 

Fixes

 

1.    Time zone fixes

In our previous install, we introduced greater flexibility in time zone configuration, which enabled multiple time zones per country.  Because different Daylight Savings (or Summer Time) dates have been adopted in certain regions of some countries, our automated “switch” did not correctly operate for all of the newly created zones.  This has now been corrected, and the automated drop-back/spring-forward will now function correctly for all of the time zones represented in QuestionPoint.

QuestionPoint Release Notes for 21 August 2011

We will install a QuestionPoint upgrade this Sunday that will include new features and fixes.

Please be advised that the QuestionPoint service will be unavailable for one hour: 0600 – 0700 (GMT), Sunday, August 21. It is imperative that you end any in-progress chat sessions at least 2 minutes prior to the scheduled system outage to avoid sudden communication interruptions to your patrons and potential "hung" sessions.

When service is restored, please check your "New" questions lists for any unanswered email questions. If you experience any outage after the projected service period, please contact your Customer Service Provider for further assistance.

1. New

1.1 Reports in Drop-down Navigation Menu

A Reports item has been added to the drop-down navigation menu in the upper right of every QuestionPoint page. Clicking on this will take the user directly into the Reports module, to the same default page as if s/he had clicked on the Reports tab from the My QuestionPoint home page.

1.2 Policy Page Enhancements

The following enhancements to the Policy Page feature of QuestionPoint are the first of a project to more closely integrate QuestionPoint with other OCLC services to reduce duplication and inconsistencies across an institution’s services and take advantage of centralized sources of data. 

The WorldCat Registry is a database maintained by OCLC for libraries around the world. All QuestionPoint libraries have an institution record in the Registry. The information in your institution’s Registry record can be changed at any time by an authorized person(s) from the library. You or other administrators in your library can request edit access to the Registry or other OCLC electronic resource services at http://www.oclc.org/us/en/access/prepare.htm.

Several data elements in the Registry – such as institution name, address, home page and catalog URLs, IP addresses, and more – are used by several OCLC services. This data may be read directly from the Registry, eliminating the need to maintain such information in multiple places.

New text, forms, and buttons in the Profile module. The QuestionPoint Profile module, Institution Services tab, Inst Info link, displays two new fields:

 OCLC Symbol, which displays the symbol associated with your library

WorldCat Registry Record, which displays the name of the Registry record associated with your library.

If this information is not correct, you can click on the Correction Form link to report the error.

New text, forms, and buttons in the Policy Pages. The Policy Edit Page (renamed from the current Policies page) includes instructions at the top of the page. They describe:

o How to see the Policy Page Guidelines

o How to see the same view the chat librarian will see

o How to view the Registry record associated with your account and how to request a change if that is not correct

o For Cooperative libraries only: instructions for submitting your completed policy page

A new button on the blue bar beneath your library’s name, the View WorldCat Registry button, opens the entire public view of the Registry record affiliated with your institution in a new window.

Link to WorldCat Registry record field or copy data. Seven policy page fields are linkable to similar fields in the Registry. The linked fields are highlighted in light yellow in the policy page edit view. To view data in your associated Registry record, click “edit” on one of the highlighted fields. This will display the link to the Registry data, which is viewable when you click the accompanying arrow.

The advantages of linking to your institution’s Registry data are that you won’t need to rekey data and any updates to the linked Registry field will automatically be reflected from your policy page when chat librarians view your policies. Rather than link directly to the Registry data, -you can instead copy the information to your policy field. Once the information is copied, you can then place it wherever you want or edit it. Copying does not provide automatic updating should that information change for your library.

If your library currently has no data in one of the linkable fields in the Registry, a message appears in place of data: “This WorldCat Institution Registry field has not been completed or the data has been deleted.” Your only option is to cancel and return to the field edit page. (You cannot update your library’s Registry information directly from the policy page.)

Once linked, a new Unlink button replaces the Edit button for that field. You cannot edit that field without first unlinking it. Note: If you already have considerable information in a linkable field and you then link the field, the linked data replaces all existing information. However, if you wish to return to the previous manually entered information, just click the Unlink button.

Finally, a new Reset button has been added to the field edit page. While entering and editing information in the field, the Reset button will return the contents to what it was, provided you have not clicked the Save button.

New fields for the Policy Pages. Three new fields have been added to the Policy Edit Page:

· Map follows the Locations field. Linkable

· Wifi Access? follows the Available Technology and Equipment field. Linkable

· e-Books follows the Databases field. Not linkable.

As always, libraries that participate in the 24/7 Reference Cooperative should consult the Policy Page Guidelines for each field to learn about the specific contents and/or the nature of the contents expected by the users of the policies .

The new Map field will render a Google map based on the data in this field. If you link to the Registry, the map is based on the latitude-longitude coordinates stored in the Registry. If you copy from the Registry, the actual address stored there is copied into the field, and the map is based on that. Finally, you may enter your address manually in the field; the map will then be based on the address you enter.

The Wifi Access field can hold any information you wish to display there. If you choose to link to the Registry, you will simply get a “Yes” or “No”.

The e-Books field will hold whatever information you think chat librarians will need. Please consult the Policy Page Guidelines.

Hotlinking URLs no longer requires HTML. Until now, in order to hotlink a URL in the policy page, the editor needed to enclose the URL in “href” HTML code, then specify the actual text to be hotlinked. It is now only necessary to enclose the URL in angle brackets, for example: <http://www.anywherelibrary.org>. This will then appear to users of the policies as a hot link.

What will happen to existing policy pages? There will initially be no change to existing policies. Only policy page editors will note the new instructions, buttons, and highlighted, linkable fields. URLs for which editors have used HTML code to hotlink them will still appear as hot links. If you are happy with your policy page as it now stands, you need do nothing.

 

2. Fixes

2.1 Reports of Sessions

Session reports no longer link incorrectly when you have not set a date range. The default when you first open a Report of Sessions is based on all data currently in the 90-day database. If you click any of the numbers, you no longer receive the “Invalid” error message with table data that includes transcripts not requested. Instead, you will receive table data that exactly matches the hotlinked number you clicked on.

2.2 Full Transaction Searching Highlighting

Currently keywords in a librarian-to-librarian message are not highlighted when they are used as search terms. With this install, they will correctly highlight.

QuestionPoint install coming Sunday 8 May

Hello QuestionPoint subscribers:

We are pleased to announce that we will install a QuestionPoint upgrade this Sunday that will include new features and improvements, as well as a number of fixes.  The attached PDF outlines what’s coming.  Please let us know if you cannot access the file for some reason; we will also post the information on the QuestionPoint blog.

Please be advised that the QuestionPoint service will be unavailable for the following time period: 0600 – 0730 (GMT), Sunday, May 8.  It is imperative that you end any in-progress chat sessions at least 2 minutes prior to the scheduled system outage to avoid sudden communication interruptions to your patrons and potential “hung” sessions.  (You will be unable to click on any in-progress chat sessions from your Ask module list to get information to communicate with the patron.)

When service is restored, please check your “New” questions lists for any unanswered email questions.  If you experience any outage after the projected service period, please contact  your Customer Service Provider for further assistance.

We regret any inconvenience but hope you will enjoy the new and improved functionality.

Regards,

The QuestionPoint Product Team

 

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1. New Features

Searching Current Transactions

The long-awaited ability to search your transactions (Q&As, transcripts) is introduced with this release! This enables you to search your current database of transactions or your Service History. The search can be as simple as a single keyword from the question or answer text, a patron name, or a Descriptive Code, or it can be a complex search query of phrases, truncated words, and excluded terms, and limited in ways that increase the precision of the results.

The Find ID box that is currently accessible on any questions list page in the Ask module, will become the Basic Search box. You’ll have the choice of searching a keyword from this box or a Question ID, as before. Image 1, below, illustrates the new look of this input box, and the drop-down Keyword/QID selection menu next to it.

Image 1: Basic Search box 

A link under the Basic Search box takes you to the Advanced Search page (Image 2). This is where you can construct a query that will help you focus your search to particular parts of the transaction (question or answer, descriptive codes, form fields, institution name, notes text, patron information) and to broaden or narrow your search by looking at transactions beyond just those owned by your institution (if you collaborate with others in a group) or at particular types—chat, Qwidget, e-mail, texting. You can even set limits on the date range of your results, looking at those received within the last 2 days, 7 days, 30 or 60 days.

Image 2: Advanced Search page

After executing your search, the results are displayed in a list as illustrated in Image 3. If in doubt about the results, you can take a look at your search criteria (Image 4). In the list, you see the question and question ID number, received date, and institution and patron names. Your search term is highlighted if it appears in the question. Question displays are truncated at 250 characters, but a plus sign (+) to the

left of the question indicates there is more text. If you click the plus sign, the question expands to display the entire question text. (See Image 5.)

Image 3: Results List

Image 4: Search Criteria

Image 5: Expanded question

Clicking on any of the linked questions takes you to the Full Question view (Image 6), where you can take any action on the question you would normally be able to take if you had accessed it from a questions list.

Image 6: Full Question view after searching

If you have elected to view 50 or fewer questions per page in the Results List, you can select any or all the questions on the page (click the check boxes) and click the View button to see all the full transactions on a single html page. Images 7 and 8 show how this works. The numbers on Image 8 are for illustrative purposes only. If you selected 50 questions per Results List page, there are no check boxes.

Image 7: Multiple transactions selection on Results List

Image 8: Multiple transactions viewed simultaneously

Online help is available via the Help link.

1.2 Searching Your Service History

Full transaction searching is also available for the Service History. Searching here is almost identical to searching current data, except that patron information, which has been stripped from the records, is not searchable. In addition, date range limits on the Advanced Search page are confined to full years; you can search multiple years if you wish. Note: For the first few days after the install, Service History indexing will run about one week behind (that is, transactions there will be 97 or more days old, rather than 90+). Indexing should be current for the archive within a few days.

Image 9: Service History

2. Improvements

2.1 New Language Option / Time Zone Functionality

Institution Administrators: a new General Settings page in the Administration module now encompasses the Outgoing E-mail Address page and the E-mail Notification page. In addition, two new options have been added: Default Service Language and TimeZone. Going forward, the Default Service Language will determine the language in which all system-generated emails are sent. This is an ongoing improvement that will eventually correct all email notifications to the librarians. Thus, if a question is assigned to a particular librarian, for example, the message that alerts them of the new assignment will be delivered in the language selected here.

Image 10: New General Settings page

The TimeZone setting will control the timestamps you and your librarians see as you work with your questions and chat follow ups. This new feature allows for greater accuracy in the Ask module display of the local time of any activity on a question or chat session (time entered, time answered, time of librarian-patron exchanges, time of note addition, etc.) for all timezones around the world. It accommodates timezones on the half hour, as well as accounting for those with and without daylight savings times. The beginning and end of daylight savings should, likewise, be reflected accurately in the Ask module without bi-annual manual intervention by administrators.

Note: This change has no effect on Activity Reports. Also, libraries that use the automatic forwarding capability of the virtual group coverage feature will still need to set their timezone as accurately as possible in the existing Timezone field in the Profile module. You should also be sure you have set the timezone in that module if you wish to participate in the Global Reference Network.

2.2 Descriptive Codes Now Those of the Patron’s Library

When you chat with a patron of another library, you will now see the descriptive codes for the patron’s library, not those of your own library. Caution: When answering questions for patrons from libraries outside your own regional group, librarians participating in the 24/7 Cooperatives should not assign descriptive codes at the conclusion of chat sessions. This standard 24/7 Cooperative policy has not changed.

Note: If a code appears in red type face with a number in parentheses, in the Descriptive Codes field of a Full Question display, it may be that the code was assigned by another library at the end of a chat session, from their own list of codes. This can no longer happen, but we encourage you to review these when you see them to determine if those old codes should be replaced with a code from your own library’s list. You may also see a red code if the list of Descriptive Codes for your library has changed and the assigned code is no longer in the list. You can leave these as they are or replace them with a current code.

2.3 Statistics for Various Statuses when Using the Add Question Feature

Administrators: QuestionPoint will now add a count for Questions Received (Home >> Reports) when your librarians use the Add Question feature and give the question a status of Pending, Answered, or Closed. An Answer Sent count is also added for these statuses whenever there is text present in the Answer field.

 

Image 11: Add Question feature

2.4 Updated Instructions for Mounting the Qwidget on Facebook

Administrators: We have updated the instructions for adding the Qwidget to Facebook. This revision reflects Facebook’s recent change that allows apps like the Qwidget to load in a Facebook tab. This has been the #1 request since we first published the instructions!

We now have two versions of the instructions, depending on the level at which you would like to integrate the Qwidget into Facebook. The basic instructions are available at http://www5.oclc.org/questionpoint/fbqwidget/QuestionPoint_Basic_Qwidget_for_Facebook_API.docx

This requires the library to build a Qwidget and maintain it on a separate HTML page to build a Facebook application that can be loaded in a Facebook tab.

The advanced instructions at http://www5.oclc.org/questionpoint/fbqwidget/QuestionPoint_Advanced_Qwidget_for_Facebook_API.docx requires the library to build a Qwidget and place it within a PHP file, and then use Facebook’s PHP Software Development Kit to build a Facebook application that can be loaded in a Facebook tab. This method will also allow other advanced Facebook features to be placed in the tab along with the app, such as tracking Facebook Qwidget usage, (see Facebook’s API documentation for more info).

Note: Libraries that place the Qwidget on Facebook are still subject to Facebook’s terms, conditions, and availability, regardless of which version of the Tab implementation they choose.

If you have any questions about the instructions, please contact [email protected].

3. Fixes

3.1 Serbian Available in All Modules

When Serbian was added to our line-up of languages in December, a couple of modules were, unfortunately, overlooked. We have now completed the addition of this language in all modules and functions.

3.2 Text Msgs now reported correctly in Form Field Review

Administrators: In the Form Field review (accessible by administrators via Ask >> Review Transcripts), text messages are now being correctly reported as such. They had been incorrectly reported as Chat Sessions.

3.3 Patron UI reply goes to correct librarian

A bug that caused patron replies sent from the patron’s QuestionPoint account to go to the chat librarian has been fixed. These are now correctly directed to the patron’s library. If you do not participate in a chat cooperative, you will notice no difference.

3.4 Message to same e-mail partner e-mail address no longer causes Recall message

Libraries that have a need to correspond more than once with an e-mail referral partner regarding the same question noted that the partner received a “question recalled” message simultaneously with the new message. This has been fixed. Recall messages to the initial referral will now only be sent when a referral (with accompanying question) is sent to a new e-mail address.

3.5 Updating e-mail forms no longer requires deselecting fields

Administrators: A bug in email form construction that required changed fields to be deselected and then reselected before republishing has been fixed.  Fields can now be edited and forms republished without this extra confusing step.

3. 6 Queue update alert to BME admin

Group Administrators: When the Chat Queue History is updated (for example, if Rollup times are altered) using Administration >> Subscription Group >> Chat Manager, QuestionPoint will now send an alert message to the BME Administrator and the 24/7 Administrator to see if any rules need to be updated. The message will read: “Please log into your QuestionPoint account and check the changes made to [queue name] by [login number and name]. You may need to adjust a Qwidget or Chat roll-up status.”

3.7 Queue selection wording updated to match new rules

The on-screen instructions about selecting queues when you first log into the chat module have been updated to accurately reflect changes made to queue selection in December 2010. As of that install, you no longer need to select your Primary Queue if you wish your patrons to roll immediately to your group’s monitors or to the 24/7 Cooperative even though you are also monitoring. However, if you do decide you want the chance to pick up your own patrons before others see them, you must click on the Primary Queue box.

Image 12: Chat Queue selection

3.8 Qwidget Typing Problem with Firefox

The typing issue experienced by some Qwidget users with Firefox 3.6 and higher has been corrected. For more information on this issue, please see

http://questionpoint.blogs.com/questionpoint_247_referen/2011/04/qwidget-typing-problem-for-some-patrons-using-firefox-36-or-higher-.html. If you have any additional questions about this issue, please contact [email protected]. Be sure to include the session ID number if you are reporting a problem with a specific session.

Installation prévue pour QuestionPoint le 8 mai, 2011

Chers utilisateurs de QuestionPoint,
Nous sommes heureux de vous informer que nous installerons une mise à niveau de QuestionPoint ce dimanche. Cette mise à niveau comportera de nouvelles fonctionnalités, plusieurs améliorations, et résoudra certains problèmes existants. Vous trouverez la description de ces changements dans le document PDF ci-joint. N’hésitez pas à nous contacter si vous ne pouvez ouvrir le document. Nous publierons également ces informations sur le blogue de QuestionPoint.

Veuillez prendre note que le service QuestionPoint ne sera pas disponible le 8 mai, de 06hr TU à 7:30 hr TU, le temps de l'installation. Vous devez absolument mettre fin à toutes vos sessions de Chat en cours au moins deux minutes avant le moment prévu de l’interruption afin d’éviter que la communication avec vos utilisateurs soit coupée et éviter de potentielles sessions « accrochées ». (Vous ne pourrez pas cliquer sur les sessions coupées mais visible «en cours » pour obtenir les informations afin de communiquer avec les utilisateurs.)

Lorsque le service sera rétabli, veuillez vérifier dans la liste de vos Nouvelles questions si des sessions de Chat ont été interrompues ou si vous avez reçu de nouvelles questions par courriel. Si vous éprouvez des problèmes après l’interruption du service, veuillez contacter votre fournisseur de service pour de l’aide.
Nous nous excusons des inconvénients causés par l' interruptios de service vous remercions de votre patience.

Bien à vous,
Votre équipe QuestionPoint

 

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1. Nouvelles fonctionnalités

1.1 Recherche dans les transactions

La possibilité de chercher dans vos transactions (questions-réponses, transcriptions) est enfin disponible! Vous pouvez maintenant chercher dans votre base de données active de transactions ou dans vos questions archivées. Vous pouvez faire une recherche de base par mot-clé dans la question ou la réponse, par nom d’utilisateur ou Code descriptif, ou faire une recherche plus complexe en inscrivant un segment de phrase, en utilisant la troncature et l’exclusion de mots, et en limitant la recherche pour des résultats plus précis.

La boîte Numéro de question qui apparaissait dans toutes les listes de questions a été remplacée par la boîte Recherche. Dans cette boîte, vous pourrez chercher par mot-clé ou par numéro de question. Dans l’image 1 ci-dessous, on voit la boîte de recherche de base et le menu déroulant qui permet de choisir la recherche par mot-clé ou par numéro de question.

 

Image 1 : Recherche de base

Un lien sous le menu déroulant vous amène à l’écran Recherche avancée (image 2). La Recherche avancée vous permet d’élaborer un énoncé de recherche portant sur des éléments plus précis (question ou réponse, codes descriptifs, zones du formulaire, nom de l’établissement, notes, informations sur l’utilisateur) et d’élargir ou restreindre votre recherche en cherchant parmi les transactions d’autres bibliothèques (si vous participer à des groupes de référence), ou en cherchant des types précis de transactions (Chat, Qwidget, courriel, messagerie instantanée). Vous pouvez même limiter les résultats par date (derniers 2 jours, 7 jours, 30 jours ou 60 jours).

 

Image 2 : Recherche avancée

Après la recherche, les résultats sont affichés dans une liste (image 3). Si vous doutez de la pertinence des résultats, vous pouvez vérifier vos critères de recherche (image 4). Dans la liste, la question et le numéro de question sont affichés, la date de réception, et le nom de l’établissement et de l’utilisateur. Les termes de recherche sont en surbrillance dans la question. Les questions sont tronquées après 250 caractères, mais le symbole + à gauche de la question indique que la question complète n’est pas affichée. Cliquez sur le + pour voir la question complète (image 5).

Image 3 : Liste de résultats

Image 4 : Critères de recherche

Image 5 : Voir la question complète

Cliquez sur n’importe quelle question en hyperlien pour aller à l’écran Question complète (image 6). Dans cet écran, vous pouvez effectuer n’importe quelle action que vous auriez pu effectuer si vous aviez accédé à la question à partir de vos listes de questions (Actives, Nouvelles, etc.).

Image 6 : Question complète après la recherche

Dans le résultat de recherche, si vous avez choisi d’afficher 50 questions ou moins par page, vous pouvez choisir n’importe quelle question, ou toutes les questions de la page (en cochant les cases), puis cliquer sur le bouton « Voir les transactions sélectionnées » pour voir toutes les transactions cochées dans un seul écran (images 7 et 8).

Image 7 : Sélection de transactions dans la liste de résultats

Image 8 : Affichage des transactions sélectionnées dans le même écran

1.2 recherche dans les questions archivées

Il est également possible de chercher dans les questions archivées. Les options de recherche sont presque les mêmes que pour la recherche dans les listes de questions sauf pour la recherche d’informations sur l’utilisateur puisque ces informations ont été supprimées dans les questions archivées. De plus, dans la Recherche avancée, vous ne pouvez pas chercher par date, mais par années. Vous pouvez chercher plusieurs années à la fois.

Note. – Les premiers jours après l'installation, l’indexation des Questions archivées sera plus ou moins une semaine en retard, c'est-à-dire que les questions dateront de 97 jours et plus au lieu de 90 jours et plus. Toutefois, ce problème sera réglé à l’intérieur de quelques jours après l'installation et l’indexation des Questions archivées sera effectuée comme auparavant.

Image 9 : Questions archivées

2. Améliorations

2.1 Nouvelle langue / Fuseaux horaires

Administrateurs d’établissements – C’est dans le nouvel écran Paramètres généraux du module Administration que sont maintenant configurés l’Adresse électronique générale et les paramètres pour les Avis par courriel. Cet écran contient également deux nouvelles options : Langue par défaut du service et Fuseau horaire. Lors de prochaines améliorations, la Langue par défaut du service déterminera la langue dans laquelle seront envoyés tous les courriels générés par le système. Par exemple, lorsqu’une question sera assignée à un bibliothécaire, le message envoyé à ce bibliothécaire pour l’informer de cette nouvelle assignation sera dans la langue qui aura été sélectionnée comme Langue par défaut du service.

Image 10 : Nouvel écran Paramètres généraux

L’option Fuseau horaire contrôlera les heures inscrites (horodatage) que vous voyez lorsque vous traiter des questions ou assurer les suivis pour le Chat. Cette nouvelle fonctionnalité apporte plus de précision dans l’affichage des actions dans le module Service de référence (heure de réception, heure de la réponse, heure des échanges entre le bibliothécaire et l’utilisateur, heure de l’ajout d’une note, etc.) pour tous les fuseaux horaires du monde. Les fuseaux horaires sont pris en compte de même que les zones où l’heure avancée (heure d’été) est appliquée. Le début et la fin de la période d’heure avancée devraient également être reflétés dans le module Service de référence sans l’intervention des administrateurs.

Note.- Ce changement n’a aucune répercussion sur les Rapports d’activités. De plus, les bibliothèques qui utilisent l’acheminement automatique de questions au groupe virtuel pour la couverture des services doivent toujours indiquer leur fuseau horaire dans la zone Fuseau horaire du module Profil. Si vous voulez participer au Réseau mondial de référence, vous devez également configurer ce paramètre.

2.2 Codes descriptifs maintenant ceux de la bibliothèque de l’utilisateur

Lorsque vous « chattez » avec l’utilisateur d’une autre bibliothèque, vous verrez maintenant les codes descriptifs de la bibliothèque de cet utilisateur et non ceux de votre bibliothèque. Remarque : les bibliothécaires de la Coopérative 24/7 qui répondent à des utilisateurs de bibliothèques qui ne font pas partie de leur groupe régional ne devraient pas assigner de codes descriptifs à la fin de la session de Chat. Cette directive n’a pas changé.

Note. – Si, dans la zone Codes descriptifs de la Question complète, un code apparaît en rouge avec un chiffre entre parenthèses, il est possible que ce code ait été assigné par une autre bibliothèque à la fin de la session et que ce soit donc un code descriptif de cette bibliothèque. Ceci ne devrait plus se produire, mais nous vous encourageons à examiner ces anciens codes descriptifs et à les remplacer par un code descriptif de votre bibliothèque s’il y a lieu. Il est également possible qu’un code descriptif qui apparaît en rouge soit un code descriptif assigné par votre bibliothèque, mais qui n’existe plus. Vous pouvez laisser ces codes ou les remplacer par les nouveaux codes descriptifs de votre bibliothèque.

2.3 Statistiques sur divers Statuts lors de l’ajout manuel d’une question

Administrateurs – QuestionPoint compilera maintenant le nombre de Questions reçues (Accueil >> Rapports) lorsque vos bibliothécaires utilisent l’option Ajouter une question et assigne le statut En attente, Traitée ou Fermée à la question. Le nombre de Réponses envoyées sera également ajouté pour ces statuts lorsqu’un texte est présent dans la boîte Réponse.

 

Image 11 : Ajouter une question

2.4 Mises à jour des instructions pour l‘ajout d’un Qwidget dans Facebook

Administrateurs – Nous avons mis à jour les instructions pour ajouter un Qwidget dans Facebook. Cette révision reflète les récents changements apportés à Facebook qui permettent de mettre sous un onglet des applications comme le Qwidget dans Facebook. Les utilisateurs de QuestionPoint nous demandent cette révision depuis que nous avons publié les premières instructions!

Nous avons maintenant deux versions de ces instructions basées sur le niveau d’intégration du Qwidget dans Facebook. Les instructions de base sont disponibles au : http://www5.oclc.org/questionpoint/fbqwidget/QuestionPoint_Basic_Qwidget_for_Facebook_API.docx

Utilisez ces instructions si votre bibliothèque crée un Qwidget et le met dans une page HTML différente afin de créer une application pour Facebook qui peut être chargée sous un onglet dans Facebook.

Les instructions avancées sont disponibles au http://www5.oclc.org/questionpoint/fbqwidget/QuestionPoint_Advanced_Qwidget_for_Facebook_API.docx

Utilisez ces instructions si votre bibliothèque crée un Qwidget et le met dans un fichier PHP, puis utilise le logiciel PHP de Facebook (Facebook PHP Software Development Kit) pour créer une application pour Facebook qui peut être chargée sous un onglet dans Facebook. Cette méthode permettra également de placer d’autres fonctionnalités avancées de Facebook sous l’onglet comme une fonctionnalité permettant de comptabiliser le nombre d’utilisations du Qwidget dans Facebook (voir la documentation de Facebook pour plus d’informations).

Note. – Les bibliothèques qui placent un Qwidget dans Facebook sont soumises aux conditions d’utilisations de Facebook, peu importe le genre d’implantation du Qwidget qu’elles choisissent.

Si vous avez des questions sur les instructions, veuillez écrire au [email protected].

3. Corrections

3.1 Serbe disponible dans tous les modules

Lorsque la langue serbe a été ajoutée à l’interface QuestionPoint en décembre, elle n’a pas été intégrée dans tous les modules. Nous avons maintenant terminé l’intégration du serbe dans tous les modules et pour toutes les fonctionnalités.

3.2 Messages Textes correctement identifiés lors de la révision des zones du formulaire

Administrateurs – Dans la révision des zones du formulaire (accessible par les administrateurs sous Service de référence >> Réviser les transcriptions), les messages textes sont maintenant identifiés comme tels. Auparavant, ils étaient incorrectement identifiés comme sessions de Chat.

3.3 Réponses de l’utilisateur maintenant envoyées à sa bibliothèque

À cause d’un problème récurent, les réponses d’un utilisateur envoyées à partir de son compte QuestionPoint allaient au bibliothécaire au Chat. Ce problème a été réglé. Les réponses des utilisateurs seront maintenant envoyées à leur bibliothèque. (Si vous ne participez pas au Chat coopératif, ce problème n’avait pas d’incidence pour vous.)

3.4 Plus d’avis de rappel lors de l’envoi de multiples messages à un même partenaire de référence

Les bibliothèques qui correspondaient plus d’une fois avec un partenaire de référence au sujet d’une même question avaient remarqué que le partenaire recevait un message de « rappel de la question » en même temps que le nouveau message. Ce problème a été réglé. Les messages de rappel au partenaire de référence initial seront uniquement envoyés lorsqu’une question est acheminée à une nouvelle adresse électronique.

3.5 Zones modifiées dans un formulaire Web pouvant être publiées immédiatement

Administrateurs – À cause d’un problème dans la construction du formulaire Web, il fallait désélectionner et resélectionner les zones qui avaient été modifiées avant de les publier. Ce problème a été réglé. Les zones peuvent maintenant être modifiées et publiées immédiatement.

3. 6 Avis à l’administrateur de groupe lors de la modification d’une file d’attente

Administrateurs de groupes – Lorsque l’historique de la File d’attente pour le Chat est modifié (par exemple, si les délais d’affichage sont modifiés) sous Administration >> Groupe d’abonnement >> Gestionnaire de Chat, QuestionPoint enverra maintenant un avis à l’administrateur du groupe d’abonnement et à l’administrateur 24/7 pour savoir si des règles doivent être mises à jour. Le message suivant sera présenté : « Veuillez vous connecter à votre compte d’administrateur de Groupe d’abonnement QuestionPoint et vérifier les changements apportés à [nom de la file d’attente] par [numéro d’utilisateur et nom]. Vous devrez peut-être ajuster le statut d’affichage d’un Qwidget ou du Chat. »

3.7 Nouvelles instructions pour la sélection des files d’attente

Les instructions affichées dans l’écran pour la sélection de files d’attente lorsque vous ouvrez une session dans le module de Chat ont été mises à jour pour refléter les changements apportés à la sélection des files d’attente en décembre 2010. Dorénavant, vous n’avez plus à sélectionner votre File d’attente principale si vous voulez que vos utilisateurs apparaissent immédiatement aux bibliothécaires qui surveillent votre groupe ou à la Coopérative 24/7 même si vous surveillez également cette file d’attente. Toutefois, si vous voulez avoir la possibilité de répondre à vos propres utilisateurs avant que les autres bibliothèques ne les voient, vous devez cocher la case File d’attente principale.

Image 12 : Sélection des files d’attente

3.8 Entrée de texte dans le Qwidget avec Firefox

Le problème lié à l’entrée de texte par certains utilisateurs du Qwidget avec Firefox 3.6 et les versions supérieures a été réglé. Pour plus d’informations sur ce problème, voir : http://questionpoint.blogs.com/questionpoint_247_referen/2011/04/qwidget-typing-problem-for-some-patrons-using-firefox-36-or-higher-.html. Si vous avez d’autres questions liées à ce problème, veuillez écrire à [email protected]. N’oubliez pas d’inclure le numéro de session si vous signalez un problème qui est survenu.

QuestionPoint Install Sunday 12 Dec 2010

We are installing a couple of new features, improvements, and fixes to QuestionPoint on  Sunday morning, December 12.  Attached are the Release Notes for this install.

Please be advised that on Sunday morning, the QuestionPoint service will be unavailable for the following time period: 07:00 UTC (2:00 a.m. EST) to approximately 07:30 UTC (2:30 a.m. EST). It is imperative that you end any in-progress chat sessions at least two minutes prior to the scheduled service interruption to avoid sudden communication interruptions to your patrons and potential "hung" sessions. (You will be unable to click on any in-progress sessions to get information to communicate with the patron.)

When service is restored, please check your “New” questions lists for any interrupted chat sessions or unanswered email questions.  If you experience any outage after the projected service period, please contact your Customer Service Provider for further assistance.

Paula Rumbaugh

for the QuestionPoint Team

 

1. New Features

1.1 Patron Wait Messages for Chat Queues.

Group admins (BME admins) can now configure a series of waiting messages for chat patrons triggered by elapsed wait time, for each Chat Queue in their subscription.

 

Up to 5 messages can be included (or if desired, omitted) using either default or custom text. Each chosen language can be customized independently. The time periods of the message display are as follows:

Initial Message = Upon patron form submission. This is a required message. It cannot be suppressed, but can be customized.

First Message sent after 50 seconds of waiting.

Second Message sent after 80 seconds of waiting.

Third Message sent after 120 seconds of waiting.

Fourth (last) Message sent after 190 seconds of waiting.

If any message is not included, the subsequent message is not accelerated. It will appear at the designated time interval.

 

1.2 Patron Waiting messages for Qwidget

Institution Admins can create a similar series of up to 5 Patron waiting messages for their Qwidgets from the Create Qwidget link, in the Forms Manager of the Instituion Admin module.

The Qwidget default messages are shorter, as befits the smaller Qwidget screen, but again, can be selected and customized as desired.

 

2. Improvements

2.1 Support Link Removed from Patron UI

We have learned that, despite cautions to the contrary, many end users (patrons) are contacting OCLC Support through this link to ask questions about the status of their request with a library. Since our Support desk is not equipped to help them in this way, it has become clear that the link is causing more wasted time and confusion for the patron than help, and the best option is to just delete the link altogether. Without the misleading link, users are more likely to see, once they have logged into their account, that they can confer directly with the library using their original request as the link to a form that is sent to the library.

2.2 Include Library Name in E-mail Sent from Policy Pages

As an aid to quick turnaround for a comment or request for correction or update regarding a library’s policy page, the e-mail sent to the contact from the Policy Pages module includes the institution’s name and ID. This will enable group administrators who are the contact for all libraries in the group to quickly determine who needs to be notified to make changes or to make those changes him or herself in the correct library account.

2.3 View/Hide Option No Longer Available in Policy Pages

All edits to active policy pages will be immediately viewable to a chatting librarian helping one of your patrons. Because a direct link from the chat monitor to a library’s policies is not available until the Policy Pages have been submitted and approved and activated by QuestionPoint staff, information added by new libraries just setting up their Policy Pages cannot be accessed by chatting librarians. However, that information is visible to the Policy Pages editor and to anyone who uses the QuestionPoint Policy Pages search utility to find a library’s policies.

3. Fixes

3.1 Serbian Available in All Modules

When the Serbian language was introduced in September to accommodate our new Serbian members, some modules were not updated. That has now been done, and Serbian appears as a language choice in the knowledge bases, profiling, and the Global Reference Network.

3.2 Patron-is-typing

A bug that displayed the “patron is typing” status to the librarian at inappropriate times has been fixed. This messages appears now only when it should.

3.3 Queue Closing with Qwidget

A bug that caused QuestionPoint to drop a Qwidget patron when a librarian de-selected a queue was fixed in October. At the time of queue de-selection, all in-progress sessions will remain in progress until deliberately ended by librarian or patron.

3.4 Patron Chat History Snaps to Bottom of Transcript

A problem that, in some browsers, caused the transcript to continually display from the beginning has been fixed. Now, in all browsers, every time there is an update to the transcript (the patron or librarian types a message or a transfer is made), the transcript automatically scrolls to the bottom to display the new message(s).

3.5 Referrer Field Now Displaying for New Style Chat Forms

For a short time, a bug caused the referrer information to not display if the patron had used a form built in the QuestionPoint Forms Manager. That bug was fixed in October. Information about what page the patron was on when they requested a chat session displays as it should in the Referrer field under the Info tab in the chat monitor.

3.6 Qwidget Diacritics

A bug that was causing whole phrases to not display in the Qwidget when certain diacritics were used has been fixed. Diacritics should now cause no unusual behavior in Qwidget question submissions.

Notes d’installation du 12 décembre 2010

Chers utilisateurs de QuestionPoint,

Veuillez prendre note que le service QuestionPoint ne sera pas disponible le 12 décembre, de 07hr TU à 7:30 hr TU, le temps d’une installation d’entretien du service. Vous devez absolument mettre fin à toutes vos sessions de Chat en cours au moins deux minutes avant le moment prévu de l’interruption afin d’éviter que la communication avec vos utilisateurs soit coupée et éviter de potentielles sessions « accrochées ». (Vous ne pourrez pas cliquer sur les sessions coupées mais visible «en cours » pour obtenir les informations afin de communiquer avec les utilisateurs.)

Lorsque le service sera rétabli, veuillez vérifier dans la liste de vos Nouvelles questions si des sessions de Chat ont été interrompues ou si vous avez reçu de nouvelles questions par courriel. Si vous éprouvez des problèmes après l’interruption du service, veuillez contacter votre fournisseur de service pour de l’aide.

Nous nous excusons des inconvénients causés par les interruptions de service pour entretiens et par les pertes de performance et vous remercions de votre patience.

Bien à vous,
Votre équipe QuestionPoint

1. Nouvelles fonctionnalités

1.1 Messages d’attente pour les utilisateurs du Chat.

Pour chacune des files d’attente incluses dans leur abonnement, les administrateurs de groupes peuvent maintenant configurer une série de messages d’attente pour les utilisateurs du Chat qui apparaissent selon le temps d’attente écoulé.

 

Il est possible de sélectionner jusqu’à 5 messages (messages par défaut ou personnalisés). Les messages pour chacune des langues de vos formulaires peuvent être personnalisés individuellement. Les délais pour l’affichage des messages sont comme suit :

Message d’accueil : message qui apparaît lorsque l’utilisateur soumet son formulaire. Ce message est obligatoire. Il ne peut pas être supprimé, mais peut être modifié.

Le premier message est affiché après 50 secondes d’attente.

Le deuxième message est affiché après 80 secondes d’attente.

Le troisième message est affiché après 120 secondes d’attente.

Le quatrième (dernier) message est affiché après 190 secondes d’attente.

Lorsqu’un message n’est pas inclus, le message suivant n’est pas affiché plus rapidement. Il apparaîtra après le délai indiqué.

 

1.2 Messages d’attente pour les utilisateurs du Qwidget

Les administrateurs d’établissement peuvent créer jusqu’à 5 messages d’attente pour leurs Qwidgets dans le module Administration sous Établissement –> Formulaire –> Gestionnaire de formulaires –> Créer un Qwiget.

Les messages par défaut du Qwidget sont plus courts à cause de l’écran plus petit. Ces messages peuvent également être modifiés.

 

2. Améliorations

2.1 Lien Assistance supprimé dans l’interface des utilisateurs

Nous avons appris que, malgré les avis contraires, plusieurs utilisateurs finaux contactent le service à la clientèle d’OCLC en utilisant ce lien pour poser des questions quant au statut de leurs questions. Étant donné que notre Service à la clientèle n’est pas en mesure de leur répondre, ce lien occasionne plus de perte de temps et de confusion pour les utilisateurs et la meilleure solution était de supprimer ce lien. Sans ce lien, les utilisateurs seront plus portés à accéder à leur compte et verront qu’ils peuvent communiquer directement avec leur bibliothèque en utilisant leur demande initiale comme lien au formulaire envoyé à la bibliothèque.

2.2 Nom de la bibliothèque dans les courriels provenant des pages de politiques

Pour un traitement plus rapide des commentaires ou des demandes de corrections dans les pages de politiques de la bibliothèque, le message provenant des pages de politiques qui est envoyé à la personne-ressource contient le nom et le numéro de l’établissement. Ainsi, les administrateurs de groupe qui sont les personnes-ressources pour les bibliothèques du groupe pourront déterminer plus rapidement qui peut faire ces changements ou pourront faire ces changements eux-mêmes pour la bonne bibliothèque.

2.3 Suppression de l’option Afficher/Masquer dans les pages de politiques

Toutes les modifications apportées aux politiques d’une bibliothèque seront visibles immédiatement pour les bibliothécaires du Chat en ligne avec des utilisateurs de cette bibliothèque. Étant donné qu’un lien direct du Moniteur de Chat aux politiques d’une bibliothèque n’est pas disponible avant que les pages de politiques aient été soumises, approuvées et activées par le personnel de QuestionPoint, les informations ajoutées par les nouvelles bibliothèques qui configurent leurs politiques ne sont pas accessibles pour les bibliothécaires du Chat. Toutefois, ces informations sont visibles pour l’éditeur de ces pages de politiques et pour toute personne qui utilise la recherche dans les pages de politiques pour trouver les politiques d’une bibliothèque.

 

3. Corrections

3.1 Écrans en Serbe dans tous les modules

Lorsque la langue serbe a été ajoutée comme langue d’interface en septembre dernier, certains modules n’ont pas été mis à niveau. Ceci a été fait et les écrans en serbe apparaissent maintenant dans les modules Bases de connaissances et Profil, et dans les écrans du Réseau mondial de référence.

3.2 L’utilisateur écrit

Un message indiquant au bibliothécaire que l’utilisateur écrivait apparaissait à des moments inopportuns. Ce problème a été réglé et le message apparaîtra maintenant aux moments opportuns.

3.3 Fermeture de la file d’attente avec le Qwidget

QuestionPoint déconnectait l’utilisateur du Qwidget lorsqu’un bibliothécaire désélectionnait une file d’attente. Ce problème a été réglé. Maintenant, lorsqu’une file d’attente est désélectionnée, toutes les sessions en cours se poursuivront jusqu’à ce que le bibliothécaire ou l’utilisateur y mette fin.

3.4 Défilement de la transcription de Chat dans le navigateur

Dans certains navigateurs, le début de la transcription de Chat était toujours affiché. Maintenant, dans tous les navigateurs, lorsqu’une mise à jour a été apportée à la transcription (l’utilisateur ou le bibliothécaire a ajouté un message ou la question a été acheminée), la transcription défilera dans le navigateur jusqu’à l’endroit de la dernière mise à jour.

3.5 Référent maintenant affiché dans les nouveaux formulaires de Chat

Durant une courte période de temps, l’information sur le référent n’était pas affichée lorsque l’utilisateur avait utilisé un formulaire créé dans le Gestionnaire de formulaires de QuestionPoint. Ce problème a été réglé en octobre. L’information sur la page où se trouvait l’utilisateur lorsqu’il a envoyé une demande de Chat est affichée comme il se doit dans la zone Référent sous l’onglet Infos dans le Moniteur de Chat.

3.6 Diacritiques dans le Qwidget

Lorsque certains diacritiques étaient utilisés, des phrases complètes n’étaient pas affichées dans le Qwidget. Ce problème a été résolu et les diacritiques ne devraient plus causer de problèmes dans le Qwidget lors de la soumission de questions.

QuestionPoint Install 28 Sept at 6 AM UTC

A brief interruption of the QuestionPoint service will be necessary to install some bug fixes. The service will be unavailable for approximately 15 minutes, beginning at 6 AM UTC (2 AM Eastern Daylight Time, 4PM Australia Capital Territory) on 28 September 2010. 

We regret the inconvenience.

1)  Queue "closer":

The September 19th install introduced the ability for chatting librarians to deselect their Primary Queue (and other monitored Queues), thereby allowing them to be "off-line" to new patrons, while still being able to complete chat sessions with existing patrons.  This would effectively close the Queue to any new patrons if the chatting librarian who deselected was the last or only librarian online monitoring for that library.

   
Post-install, a bug was discovered that caused any Qwidget sessions in progress  to automatically disconnect 2 minutes after the Queue was closed, regardless of whether or not the patron and the librarian were actively communicating.  This automatic closure only affected Qwidget sessions. Regular chat sessions were not interrupted.

This bug will be fixed with tonight’s install.   Here is how Qwidget sessions will be treated going forward.  Any waiting Qwidget session that has been picked up by a librarian, before or after a queue is closed, will continue until intentionally ended by the librarian or patron.

If no librarian picks up the waiting patron within two minutes after the queue has been closed, that patron session will  automatically disconnect, and the patron will be presented with the Qwidget "closed" screen.

2) "All" tab in Librarian Chat monitor.

The ability for Admins and Ask Admins to see and participate in chat sessions from their Primary Queue patrons was inadvertently removed in the last install. This will be restored tonight.

3)Hot-linked URL from within Policy Pages.

The last install removed the address bar from the Policy Pages, in order to help avoid accidental sending the URL of the Policy Page itself to patrons. The Policy Pages are an internal resource and should never be sent to the patrons.  However, when links are clicked from with the Policy Pages, the librarians need to be able to quickly copy and paste those referenced URLs to the patrons. Therefore, in this install the address bar has been restored.  We request that librarians continue to carefully monitor themselves to be sure not to send Policy Page URLs themselves  to the patrons, but only the referenced URLS from within the Policy Pages.

4) Referring URL from Patron Chat form

The ability to see and retrieve reports on referring URL from patron Chat forms has been restored, if in fact there is a referring URL.  In cases where patrons have saved the Chat form as  a bookmark or typed it directly into the address bar, the referring URL will be noted as "null".

Edited for corrections 12:55 EDT 27 Sept

Notes d’installation du 19 septembre 2010

1. Nouvelles fonctionnalités

1.1 Options permettant que les sessions de Chat en attente soient affichées au niveau suivant de surveillance du Chat>

Les administrateurs de groupe d’abonnement peuvent maintenant configurer des options pour que les demandes de référence par Chat ou Qwidget de leur établissement qui sont en attente soient affichées à des partenaires après un délai fixé. Les administrateurs de groupe d’abonnement peuvent fixer un délai de 40 à 180 secondes avant que les demandes non traitées soient affichées dans les files d’attente principales des membres de leur groupe d'abonnement.

Les administrateurs de groupe d’abonnement verront davantage de détails sur les files d'attente et peuvent modifier la page d’affichage des files d’attente. Les modifications apportées aux options des files d'attente doivent maintenant être consignées dans une boîte qui contiendra l'historique des modifications afin de permettre aux administrateurs de conserver la trace des changements. La boîte « Veuillez détailler les modifications effectuées » apparaîtra lorsque des modifications seront effectuées dans l'écran Administration>Groupe d’abonnement> gestionnaire de Chat> Gestion des files d’attente.

Les administrateurs de la Coop 24/7 pourront configurer des délais supplémentaires pour l’affichage des demandes en attente aux membres de la Coop 24/7 et aux bibliothécaires qui assurent le service après les heures normales. Ces délais, si applicables, seront visibles pour les administrateurs de groupe d’abonnement dans les écrans de Gestion des files d’attente.

1.2 Possibilité de décocher les files d’attente surveillées et de poursuivre les sessions de Chat en cours

Les bibliothécaires au Chat peuvent maintenant cliquer sur « Files d’attente » lors d’une session en cours et décocher la liste des files d’attente surveillées. Ainsi, les files d’attente seront fermées (si le bibliothécaire est seul à surveiller ces listes d'attente) et le bibliothécaire pourra poursuivre sa session en cours et éviter de recevoir de nouvelles demandes alors que son quart de travail s’achève. Le Qwidget sera fermé et le lien pour le Chat également (si aucun autre bibliothécaire ne surveille ces listes d’attente).

1.3. La file d’attente Principale n’est plus surveillée automatiquement

La surveillance de la file d’attente Principale de la bibliothèque n’est plus automatique. Vous pouvez maintenant vous connecter et surveiller d’autres types de files d’attente (comme les files d’attente du groupe d’abonnement, les files d’attente de la coopérative locale, et une ou plusieurs files d’attente de la Coopérative 24/7*) sans surveiller la file d’attente « Principale » de votre bibliothèque. Ce changement aura des répercussions principalement sur la surveillance du Qwidget de la bibliothèque puisque celui-ci est disponible si un bibliothécaire surveille la file d’attente Principale. Avec la nouvelle fonctionnalité permettant que les demandes par Qwidget soient affichées au niveau suivant de surveillance, cette protection n’est plus nécessaire et la possibilité de se connecter et de surveiller d’autres files d’attente offrira plus de flexibilité aux bibliothèques dans la gestion de leurs services.

*Note pour les membres de la Coopérative 24/7 : si vous ne surveillez pas votre file d’attente « Principale », mais cochez la file d’attente de la Coopérative 24/7 et que la file d’attente de votre bibliothèque est surveillée par la Coopérative 24/7, vous recevrez les nouvelles questions de la file d’attente de votre bibliothèque. Toutefois, vous ne recevrez pas ces questions avant les autres membres de la Coopérative 24/7. En d’autres mots, le délai pour l’affichage des nouvelles demandes à la Coopérative 24/7 s’appliquera également à votre bibliothèque. Si vous ne choisissez ni votre file d’attente Principale, ni celle de la Coopérative 24/7, vous ne verrez pas les questions de la file d’attente de votre bibliothèque.

2. Améliorations

2.1 Réduction des URL dans toutes les pages de réponse

En mars dernier, lors de la mise en fonction de la messagerie texte dans QuestionPoint pour les bibliothèques des États-Unis, il était possible de réduire les adresses URL afin de raccourcir la longueur des messages. Cette fonctionnalité est maintenant offerte pour toutes les transactions dans le module Service de référence et disponibles pour tous les clients et non pas uniquement ceux des États-Unis. Pour raccourcir une URL que vous voulez envoyer, copiez-la dans zone URL longue, cliquez sur le bouton « Minimiser l’URL » puis copiez l’URL minimisé dans votre message.

2.2 Plus de fichiers joints aux réponses

Plus tôt cette année, la taille maximale pour un fichier joint dans une réponse a été augmentée. Vous pouvez maintenant joindre jusqu’à 4 fichiers par réponse. La taille totale des fichiers joints est de 12 Mo par réponse et la taille maximale de chaque fichier est de 5 Mo.

2.3 Option supplémentaire pour le délai d'inactivité d’une session

L'option de 4 heures pour le « Délai d’inactivité pour la session » a été ajoutée aux autres options dans l’écran des paramètres personnels des bibliothécaires.

2.4 Modifications au modèle de la Page de politiques

Le conseil consultatif du 24/7 a récemment approuvé plusieurs changements au modèle de la Page de politiques afin de mieux répondre aux besoins des bibliothèques membres de la coopérative et des bibliothécaires qui aident les utilisateurs d’autres bibliothèques. Le tableau suivant contient toutes les zones du modèle : le nom de certaines a été modifié, certaines sont nouvelles et d’autres ont été éliminées.

Zones	Nouvelles zones/nouveaux noms	Notes
Avis	Avis
URL de la page d'accueil	URL de la page d'accueil de la bibliothèque
Instructions de la page d’accueil	Instructions de la page d’accueil
	Établissement principal	Lien vers la page d’accueil de l’établissement principal. Inclut une brève description de l’établissement principal (ex. : page d’accueil du collège).
URL du catalogue Web	URL du catalogue
Instructions pour le catalogue Web	Instructions pour le catalogue
	Catalogue commun ou régional
	Blogue du personnel, Wiki du personnel ou Extranet	Plusieurs bibliothèques proposent des blogues maintenus par et pour le personnel les prévenant des modifications aux politiques, de la disponibilité de nouvelles ressources, de problèmes techniques, etc. Veuillez noter que ces informations sont pour les bibliothécaires uniquement (et non pour les utilisateurs).
Adresse électronique pour la référence	Cette zone a été supprimée
Adresse électronique pour les politiques	Adresse électronique pour les politiques	Il est possible que le formulaire de la Page de politiques ne soient pas approuvé si cette zone n’est pas remplie ou n’est pas formatée correctement.
Numéro de la carte de bibliothèque	Accès à la base de données pour bibliothécaires de la Coop (carte de bibliothèque)	Il s’agit d’un numéro de carte pouvant être utilisé par les bibliothécaires de la coopérative. Ne donner pas ce numéro aux utilisateurs. Cette zone pourrait également être un lien pouvant être utilisé par les bibliothécaires de la coopérative pour accéder aux bases de données.
NIP (numéro d’identification personnel)	ID pour invité/NIP pour bibliothécaires de la Coop
Intervalle de numéros de l’adresse IP	Intervalle de numéros de l’adresse IP
Téléphone	Téléphone	Les numéros de téléphone directs ou de postes devraient être inscrits (ex. : prêt, enfants, etc.).
Heures	Heures de service	Les dates de fermeture lors de jours fériés devraient être indiquées.
Localisation	Adresse	Inclure le code postal.
Technologies et équipements disponibles	Technologies et équipements disponibles	Wifi, télécopieurs, machines a écrire, scanneurs, imprimantes couleurs, accès aux ordinateurs, logiciels (Word, Excel, etc).
Bases de données	Bases de données
	Accès à distance	Identification, mot de passe, conseils, liens vers les pages de la bibliothèque.
	Assistance technique	Personne à contacter pour assistance si les FAQ et les instructions sur le site Web ne sont pas suffisantes.
Guides de recherche	Guides de recherche
	Devoirs (courants, récurrents
	Tutorat/aide aux devoirs
Cartes de bibliothèque	Politiques pour les cartes de bibliothèque	Informations sur l’expiration ; demande de carte en ligne et procédures d’activation.
	Politiques d’accès et ententes réciproques	Abonnés autorisés ; autorisations spéciales requises, etc.
Périodes de prêts	Périodes de prêts/retours	Inclure des informations sur les boîtes de retour des livres, sur le retour de livres à des succursales différentes, et autres politiques similaires.
Limites de prêts	Limites de prêts
Renouvellements	Renouvellements	En plus de l’adresse Web, inscrire le numéro de téléphone pour renouvellements automatisés s’il y a lieu.
Réservations	Réservations	Frais, limites, avis (s’il est possible de recevoir des avis par courriel, indiquer comment s’inscrire). Informations sur les demandes de livres en ligne.
Frais de retard	Frais de retard	Indiquer si la bibliothèque accepte ou non les paiements par téléphone, en ligne, carte de crédit, etc.
Prêts entre bibliothèques	Prêts entre bibliothèques
Réserves de cours	Réserves de cours
Nécrologie/histoire locale	Nécrologie/histoire locale
Informations sur la communauté	Informations sur la communauté
Programmes et événements de la bibliothèque	Programmes, événements et services de la bibliothèque	Par exemple : laissez-passer offerts pas la bibliothèque pour visiter des musées.
	Salles de réunion	S’il y a lieu, indiquer les numéros de salles à louer ou réserver.
	Programmes/listes de lectures d’été
Politiques de la bibliothèque	Politiques de la bibliothèque
Ententes de la coopérative/Livraison	Cette zone a été supprimée
Autres politiques	Autres politiques

2.5 Optimisation des formulaires et des sondages pour utilisations sur des appareils mobiles

Les formulaires de Chat et Web étaient disponibles sur les appareils mobiles mais le formatage n’était pas toujours adéquat. La taille du texte et des boutons a été augmentée et certains éléments ont été déplacés afin d’améliorer sur les appareils mobiles. Les zones pour les formulaires Web ont été améliorées pour les utilisateurs d‘iPhones.

2.6 Affichage du numéro d’établissement dans l'avis par courriel de réception d’une nouvelle question

2.7 Ajout d’une interface en serbe

Pour mieux desservir notre nouveau client QuestionPoint, la Bibliothèque municipale de Belgrade, une interface utilisateur (abonnés) en serbe a été ajoutée. Le serbe s’écrit en caractères cyrilliques.

2.8 Valeurs pas défaut pour les nouveaux comptes de bibliothécaires

Pour accélérer le processus lors de la création d’un nouveau compte pour bibliothécaire, les valeurs les plus utilisées sont sélectionnées par défaut :

A) Pour l’option « Type » de file d’attente, la valeur « Global » est sélectionnéew par défaut. Par conséquent, toutes les files d’attente qu’un bibliothécaire surveille pour divers groupes seront sélectionnées. Il est possible de sélectionner la valeur « Local » en tout temps.

B) Pour l’option « Service de référence », la valeur « personnel de référence » est sélectionnée par défaut. Par conséquent, les nouveaux bibliothécaires auront accès aux modules de Chat et du Service de référence. Il est possible de sélectionner l’une des autres valeurs en tout temps.

3. Corrections

3.1 Rapports sur les codes descriptifs disponibles pour chaque établissement et pour le groupe

L’administrateur peut de nouveau consulter les rapports de codes descriptifs pour chaque établissement et pour tous les membres du groupe.

3.2 Le message « (nom de l’utilisateur) écrit » ne reste plus affiché

Lorsqu’un utilisateur écrit un message, mais ferme sa session de Chat avant d'avoir envoyé ce message, l’indication « (nom de l’utilisateur) écrit » s’effacera dans l’interface du bibliothécaire.

Release Notes for 19 September 2010

• New Features

• Improvements

• Fixes

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New Features

1.1 OPTIONS TO ALLOW UNANSWERED CHAT SESSION TO ROLL TO NEXT MONITORING LEVEL

With this install, BME admins will now be able to set rollup delay conditions for their institutions’ Qwidgets and Chat sessions. BME admins will be able to set delays of between 40 and 180 second delays before fellow BME members and/ or local Cooperative Groups can see the questions from Qwidgets and/or chat sessions of fellow BME member Primary Queues. 

BME admins will also now see more details about the Queues and edit the Queue level Viewport.  An audit history box will require the BME to detail any changes made to the Queue Management page in order to help both the Admin and QuestionPoint administrators understand when current settings have been updated. This interface is found in the Subscription Group Tab>Chat Manager>Edit links for each Queue that a BME manages.

24/7 Coop admins will also be able to set additional rollup times for the 24/7 Coop members and After-Hours Staff librarians.  Those times, if set and applicable, will be visible to the BME admins on the Queue Management screens.

1.2 ABILITY TO UNCHECK QUEUES TO MONITOR AND STILL CONTINUE EXISTING CHATS.

Chat librarians can now click on "Queues" during a live chat session in progress, and uncheck the list of Queues monitored. This will allow the chat queue to close (if the particular librarian is the only or last librarian left monitoring the Chat Queue), thereby allowing them to continue with their current patron and avoid new patron calls when their library’s "chat hours" have reached an end.  The Qwidget will close, and the chat link will also close (if there are no other chat librarians monitoring that Queue.)

1.3. PRIMARY QUEUE IS NO LONGER AUTOMATICALLY MONITORED!

The automatic monitoring of a chat librarian’s Primary Queue has now been decoupled from the "save monitoring" process.  It is now possible to log in and monitor other types of Queues (such as BME queues, local Coop queues, and/or one of the 24/7 Coop queues*) without monitoring your library’s queue with the status of "Primary". This will first and foremost affect monitoring of a library’s Qwidget, whose open status normally depends upon a librarian monitoring the Primary Queue.  With the possibility of BME rollup for Qwidgets, this protection is no longer necessary, and the ability to log in and monitor other queues on the monitoring list will allow libraries more flexibility in how and what services they open or close when they schedule their librarians for chat monitoring.

*Note to 24/7 Coop members:  If you don’t monitor your "Primary" Queue, but do choose the 24/7 Coop check box, and your library’s queue is part of the 24/7 Cooperative for monitoring purposes, then you will still receive incoming questions from your own library’s queue.  However, you will not receive the question any sooner than the rest of the cooperative members. In other words whatever 24/7 Coop rollup delay time is set will apply to you.  If you choose neither your Primary, nor the 24/7 Coop, then you will not see questions from your own library’s queue. 

 

2. Improvements

2.1  URL MINIMIZER ON ALL ANSWER PAGES

In March, when we introduced text messaging in QuestionPoint for U.S. libraries, we also introduced the ability to shorten URLs, critical for keeping text messages brief.  With this install that feature will be available to all transactions in the Ask module, usable by all of our clients, not just US based text messages.

To shorten a URL that you want to send, copy it to the Long URL field, click on the "Minimize URL" button, and then copy the shortened URL into the body of your text.

 

2.2  MORE ATTACHMENTS PER ANSWER

Earlier in the year, we were able to increase the size limit for attachments sent with your answers.  Now we will add the ability to attach up to four documents per answer.  Together they can total up to 12 MB per answer, with each not to exceed 5 MB.

2.3  ADDITIONAL TIME-OUT OPTION

An additional time out option of 4 hours has been added to the individual librarian Settings options.

2.4  MODIFICATIONS TO POLICY PAGES TEMPLATE

The 24/7 Coop Advisory Board has recently approved several changes to the Policy Page template to better serve the needs of Cooperative member libraries and those librarians helping patrons from other libraries.  The following table describes all fields in the template, which are new, which have had name changes, which have been dropped, and some explanatory notes on the content of each field.

Current Fields	New Fields/Names	Notes
Alert	Alerts
Home Page URL	Library Home Page URL
Home Page Instructions	Home Page Instructions
	Parent Institution	Link to the parent home page; include brief description of the parent institution (e.g., college home page)
Web Catalog URL	Catalog URL
Web Catalog Instructions	Catalog Instructions
	Statewide or Shared Catalog
	Staff Blog, Staff Wiki, or Extranet	Many libraries offer blogs that are written by and for the benefit of staff to alert them to policy changes, new resources, tech problems, etc. Note if this is for librarians’ use only (not to be shared with patrons).
Reference E-mail Contact	This field has been deleted
Policy Page E-mail Contact	Policy Page Email Contact	Policy Page form may not be approved if this field is not completed or is not formatted correctly
Library Card Number	Database Access for Coop Librarians (library card, etc)	This is a staff library card number for use of Coop librarians. Do not give this number to patrons. Alternatively, it could be a link to be used by Coop librarians to access databases
Pin Number	Guest Login/PIN for Coop librarians
IP Address Range	IP Address Range
Phone	Phone	If there are direct numbers to circ, children’s, etc they should be itemized
Hours	Hours	Should include holiday closures
Location	Location	Include zip/postal code
Available Technology and Equipment	Available Technology and Equipment	Wireless availability, typewriters, fax machines, scanners, computer sign-up access, color printers, software (Word, etc)
Databases	Databases
	Remote Access	What needs to be typed in; troubleshooting tips, relevant links to library web pages
	Tech Assistance	When FAQs and instructions on the web site aren’t adequate, here’s who to call for various tech issues.
Research Guides	Research Guides
	Assignments (popular/recurring)
	Tutoring/Homework Assistance
Library Cards	Library Card Policies	Expiration information; online application and how to activate once received
	Access Policies and Reciprocal Arrangements	Who can come in, who can’t without special permission, etc.
Loan Periods	Loan Periods/Returns	Include information on book drops, returning books to different branches, and other policies on returning books
Loan Limits	Loan Limits
Renewals	Renewals	In addition to website, give the automated renewal phone number if available.
Holds	Holds	Charges, limits, notification (if Email Notification is available, include information on how to sign up) Information on requesting books online
Late Fees	Late Fees	Whether or not a library accepts payment over phone, online, by credit card, etc.
Interlibrary Loan	Interlibrary Loan
Course Reserves	Course Reserves
Obituaries/Local History	Obituaries/Local History
Community referral Information	Community referral Information
Library programs and events	Library programs, events, services	Example:  include info about when libraries offer Museum Passes for checkout
	Meeting Rooms	If available, include whether rooms can be rented & how to reserve
	Summer Reading programs/lists
Library Policies	Library Policies
Cooperative Arrangements/Delivery	This field has been deleted
Other Policies	Other Policies

2.5  OPTIMIZATIONS OF FORMS AND SURVEYS FOR USE FROM MOBILE DEVICES

While QuestionPoint chat and email forms have been previously available on mobile devices, the formatting was not always optimal.  Text and buttons have been increased and in some cases moved in the interface in order to assist mobile users. Email entry fields have been improved for iPhone users to use the screen that includes common email fields @ and .

2.6  INSTITUTION ID APPEARS IN NEW QUESTION NOTIFICATION E-MAIL

 

2.7 SERBIAN LANGUAGE ADDED TO INTERFACE

To benefit our latest new international client, Belgrade City Library, a Serbian language patron interface has been added to QuestionPoint. This Serbian language selection uses a Cyrillic alphabet.

2.8 NEW LIBRARIAN ACCOUNT DEFAULTS

To assist in speedy, accurate account creation the most commonly used options have been made the default choices:
A) The Queue "Type" setting now uses "Global" for its default. This automatically adds all the correct queues that a Globally monitoring librarian would have when chatting.  "Local" is still available as an option at any time.
B) The default "Ask a librarian" permissions setting has been changed to "Ask librarian".  This will automatically provide new librarian accounts with access to Chat and the Ask modules. While this is the new default, any of the other radio button options can be selected at any time.

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3. Fixes

3.1  DESCRIPTIVE CODE REPORTS AVAILABLE AT GROUP LEVEL

The group administrator can once again see descriptive code reports for each institution in the group or for all the institutions at one time.

3.2   PATRON-IS-TYPING MESSAGE NO LONGER PERSISTS INCORRECTLY.

When a patron disconnects from chat, with a typed but unsent message still in the patron interface, the "patron is typing" indicator will time out of the librarian interface.