QuestionPoint: 24/7 reference services

Release Notes: June 14, 2015

Introduction

Following up and expanding upon the recent change to the login screen and Home page, 2015 enhancements to QuestionPoint feature a new interface for librarians and redesigned forms for library users.  The new interface design reflects suggestions from librarians who use the QuestionPoint service to manage their virtual reference services.

You will see larger, clearer, more contemporary menus, action buttons, font styles, colors and sizes, all featuring a simplified logo and banner.  These changes are designed to improve the user experience on both desktop/laptop machines as well as make the pages function better on tablets and smart phones for both patrons and librarians.  Your library group can continue to display its branding with a local logo on both librarian and patron’s interfaces. 

A new Product Manager for QuestionPoint

It is our pleasure to introduce our new QuestionPoint Product Manager, Tom Haney, who comes to OCLC with an extensive background in Product Management.   Tom recently worked for (ICS)2, where he was Web Strategist.

 

Interface Refresh

Librarian Account

Login Screen

Featuring our new banner and font sizes: 

 

Figure 1: Librarian Logon screen

My QuestionPoint page

The Module Select list has moved to a more convenient position on the left border, directly above the Questions lists. Custom Logo is now featured in the center of the screen.  Final display size of a custom logo will be 200x45 pixels.

 

Figure 2: QuestionPoint Home page

 

Ask, KB, Admin and Profile Modules

Same layout, with larger fonts, new icons on navigation tabs, and updated status icons

 

Figure 3: Ask: Question list

Full Question View:

Larger action buttons, better spaced for touch screens and mobile users.

 

Figure 4: Full question View

 

Reports Module

Figure 5: Institution Chat report

OCLC hosted patron chat and email forms

The biggest change the patron forms is the upgrade to “Submit/Connect” buttons, which make the forms more accessible and mobile-friendly.

 

                            Figure 6: OCLC hosted patron email form 

Patron Account

The patron accounts have also been updated with the new look. This also improves the view and usability on tablets and smartphones.

 

Figure 7: Patron account login

 

 

Figure 8: Patron account Questions

Enhancements and Bug Fixes

Qwidget code snippet upgraded

The Qwidget code snippet available from Admin module>Forms>Forms Manager>Qwidget Creation has been upgraded to remove the reliance on external Google APIs.  This makes the Qwidget inherently more compatible with many 3^rd party products such as SirsiDynix CMS, ProQuest databases and LibGuides 2, that may have competing APIs in their own interfaces. If you have contacted OCLC within the last 6-8 months to receive “custom code” you do not need to make any changes to your Qwidget.  If you have not successfully embedded the Qwidget, but did not contact OCLC for assistance, please try again using the new snippet in the Admin module as mentioned above.

If the Qwidget on your website does not resemble this version in graphic appeal first introduced in summer 2014, (nicknamed the V.4 Qwidget), we encourage all QuestionPoint users to take advantage of the current version of Qwidget, so that your users will benefit from a display that adapts to a wide range of Android devices.

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 (See mobile compatibility chart: http://www.oclc.org/support/services/questionpoint/documentation/Requirements.en.html#Mobile)

 

What You See Is What You Get (WYSIWYG) editor now has font face options and font size options:

Librarians can now choose from a variety of fonts and sizes to better convey the intended content in the Answer and Scripted message interfaces, and they can convert the Answer screen to a larger default size by hiding the Tooltips.

 

Figure 10: WYSIWIG show/hide and fonts

The Answer screen still provides the original, completely customizable sizing feature. To use this, click and drag the handle in the bottom right corner.

 

Figure 11: WYSIWYG sizing handle

Change email feature in Ask module now has an email validator

Currently, the Email and Confirm Email fields in the Ask "Change patron email" feature have a match validator, but the initial email field itself has no validator that checks to see if the email is well-formed. With this install a “loose” validator has been added to the initial email field to ensure that the librarian entering the email address the requisite @ and .  components.

 

Figure 12: Change email validation

Retired Features

Every product needs to continue to evolve to respond to its users’ changes and habits. In order to keep QuestionPoint vital and make way for future changes, some unused or underutilized features are retired as other features and capabilities grow.

With this release, we are retiring the Global Reference Network question referral capability.  For now, the change that may be most noticed by librarians is the absence of the “Refer to Global Network” option in the Ask module. In future releases, we will improve the Profile module and Policy Pages.  

In addition, we have retired the following unused languages in the QuestionPoint interface:

Czech, Estonian, Finnish, Japanese, Latvian, Polish, Romanian, Serbian, Swedish, Turkish

These languages had been unsupported with translation for the past several years.  Removing them from the language select list has made the language selector more convenient to use by those whose languages we continue to support.

 

24/7 Reference Cooperative Enhancements

The Cooperative Resources page, linked from the Home Page and accessible only to 24/7 Cooperative members has also received a facelift.

 

Install date and time:  June 14, 2015, at 6:00 to 6:30 GMT (2:00 AM EDT to 2:30 AM EDT)

 

 

 

 

 

Notes d’installation : 27 septembre 2014

I.    Nouvelles fonctionnalités et améliorations

    A.  Code personnalisable pour Qwidget disponible pour systèmes de gestion de contenu et systèmes de fournisseurs externes comme Sirsi/Dynix et Proquest.

En août 2013, nous avons lancé le Qwidget V4, une version redessinée du widget de QuestionPoint qui pouvait être intégré plusieurs fois dans une page Web. Dans les mois qui ont suivi, alors que d’autres fournisseurs ont également mis à niveau leurs produits, le Qwidget V4 standard est devenu incompatible dans certains cas et ne pouvait plus être intégré à ces produits.

Certains des utilisateurs qui ont demandé de l’aide pour faire fonctionner le Qwidget avec leurs produits externes incompatibles ont modifié eux-mêmes le code du Qwidget V4, parfois avec succès. D’autres ont fait appel au personnel de QuestionPoint et nous leur avons suggéré d’utiliser une version antérieure du  Qwidget en attendant que le problème soit réglé.

Nous avons donc crée un bloc de code réutilisable (snippet) personnalisé pour le Qwidget (optimisé pour un plus grand nombre d’appareils mobiles et de tablettes) pour intégration dans les catalogues de Sirsi/Dynix et les bases de données de Proquest. Il est également compatible avec LibGuides V2.

Nous vous recommandons de remplacer les Qwidgets modifiés par le nouveau code personnalisé. Pour obtenir ce code personnalisé pour intégration à ces interfaces, veuillez contacter [email protected] : un administrateur de QuestionPoint communiquera avec vous et vous fera parvenir le code approprié pour le site Web de votre bibliothèque.

    B.    Fin de l’assistance pour les anciennes versions du Qwidget

Veuillez noter qu’après cette installation, nous ne fournirons plus d’assistance technique pour les anciennes versions du Qwidget, c’est-à-dire autres que la V4. Le Qwidget V4 est maintenant disponible depuis 11 mois et est le seul Qwidget qui soit compatible tant avec les mobiles et tablettes Apple qu’Android, et avec les navigateurs Chrome, Firefox, Internet Explorer et Safari.  

Si le Qwidget dans les pages Web de votre bibliothèque ne ressemble pas à l’illustration ci-dessous, nous vous recommandons fortement de mettre à niveau votre Qwidget. Si, après avoir essayé d’utiliser le code standard disponible dans votre module Administration de QuestionPoint, vous ne voyez pas le Qwidget intégré dans la page, ou si la page dans laquelle vous avez intégré le Qwidget ne fonctionne pas correctement, veuillez contacter [email protected] afin que nous puissions vous faire parvenir le code personnalisé pour votre bibliothèque.

 

Veuillez noter qu’il existe une gamme de couleurs et de tailles pour le Qwidget V4. Cette illustration sert à montrer l’aspect général du Qwidget V4 avec ces coins non arrondis et icônes plus larges. Le Qwidget de votre bibliothèque peut être de couleur et de taille différente, et peut inclure du texte demandant à l’utilisateur d’inscrire une adresseélectronique avant d’envoyer sa question (la configuration du Qwidget est effectuée dans le module Administration.)

II.   Résolutions de problèmes

    A.  Service de référence

        1.   Les liens dynamiques dans les réponses sont maintenant conservés lorsque les sessions sont transférées/copiées dans la Base de connaissances.

Il était impossible de cliquer sur les liens dynamiques contenus dans les réponses des bibliothécaires dans le module Service de référence si la session avait été copiée dans la Base de connaissances. Les adresses URL étaient intentionnellement allongées lorsque les réponses étaient transférées pour que l’adresse ne soit pas masquée par du texte d’ancrage, mais cette version allongée n’était pas cliquable lorsque sauvegardée dans la Base de connaissances. Maintenant, les adresses URL sont allongées et les liens sont cliquables. Veuillez noter que si l’URL n’était pas dynamique (cliquable) dans la réponse originale, il ne le sera pas lorsqu’il sera transféré dans la Base de connaissances. Toutefois, il est possible de transformer facilement une URL en un lien cliquable en le mettant entre < >.

        2.   Les URLS très longues causaient des problèmes d’affichage dans le Service de référence

Lors de l’installation précédente, nous avons tenté de résoudre le problème lié aux URL trop longues dans les questions (module Service de référence). Malheureusement, cette correction a entraîné d’autres problèmes d’affichage encore plus évidents dans d’autres écrans du Service de référence, particulièrement des coupures de mot en bout de ligne et des tableaux décalés dans les écrans Révision des transactions. Nous avons restauré le code initial afin de régler ces problèmes d’affichage dans les listes de questions et les tableaux des écrans Révision des transactions.

Lorsque les questions des utilisateurs ou les réponses des bibliothécaires contiendront des URL anormalement longues, l’affichage dans les listes de questions ou dans les questions complètes sera affecté ce qui entraînera l’affichage de barres de défilement horizontales dans la page. Nous continuons de travailler à résoudre ce problème causé par les URLS très longues sans que vous soyez obligés de tronquer les questions dans les listes en utilisant vos paramètres personnels (Mon QuestionPoint >> Mes paramètres >> Tronquer questions dans les listes).

        3.  Les utilisateurs d’IE 10 peuvent maintenant ajouter et modifier des adresses de Partenaires de courriels dans le Service de référence

Après la sortie d’Internet Explorer 10, nous avons constaté que les utilisateurs de cette version d’IE ne pouvaient pas ajouter ou modifier les adresses de partenaires dans les paramètres du module Service de référence. Ce problème a été réglé.

    B.   Qwidget

        1.     Limite de caractères pour les messages hors ligne des versions antérieures du Qwidget. 

Lors de la sortie du Qwidget V4, le message hors ligne (message indiquant que le service n’est pas disponible) pour le Qwidget V4 était limité à 127 caractères afin de préserver le formatage. Cette restriction affectait les versions précédentes du Qwidget et les messages dans les versions antérieures étaient tronqués même s’il y avait assez d’espace pour afficher des messages plus longs.

Cette restriction de 127 caractères a été abolie pour les messages hors ligne dans les versions antérieures du Qwidget (avant la version 4).  

Nous vous recommandons de limiter le nombre de caractères du message hors ligne à 127 lors de la création de nouveaux Qwidgets puisque c’est la limite de caractères acceptée dans le Qwidget V4.

        2.   Meilleure mise en garde dans le Qwidget

Lors des tests du Qwidget avec Proquest, nous avons découvert que si une session en ligne via le Qwidget intégré était en cours, toute tentative pour rafraîchir la page ou pour cliquer sur un autre lien dans la page pouvait interrompre la session en cours. Même si certaines pages contenaient des mises en garde quant au rafraîchissement de la page, il n’y avait aucune indication que cette action pouvait mettre fin à la session en cours via le Qwidget. Nous avons ajouté une mise en garde supplémentaire à la mise en garde du navigateur lorsque l’utilisateur tente de rafraîchir l’écran alors qu’il a une session en cours dans le Qwidget :

Voici un exemple du message dans le navigateur Chrome :

 

(Bien que des parties du message affiché ici soient en anglais, le message sera affiché entièrement en français si le système d’exploitation et le navigateur utilisés sont en français. 

QuestionPoint maintenance install Thursday June 12, 204 6:00 UTC (2:00 AM EDT)

Please be advised that the QuestionPoint service will be unavailable Thursday June 12, 2014 from 6:00 UTC (2:00 a.m. EDT) to 6:30 UTC (2:30 a.m. EDT), in order to correct some behavior of the new WYSIWYG editor in QuestionPoint.

It is imperative that you end any in-progress chat sessions at least one minute prior to the scheduled service interruption to avoid sudden communication interruptions to your patrons and potential "hung" sessions. (You will be unable to click on any in-progress sessions to get information to communicate with the patron.)

If you experience any outage after the projected service period, please contact your Customer Service Provider for further assistance. Details regarding the WYSIWYG corrections are  available  here.

QuestionPoint install Feb. 24, 2013 7:00 UTC (2:00 a.m. EST) to approximately 8:00 UTC (3:00 a.m. EST)

We will be installing a QuestionPoint features upgrade this Sunday, February, 24, 2013.

 Please be advised that the QuestionPoint service will be unavailable for the following time period: from 7:00 UTC (2:00 a.m. EST) to approximately 8:00 UTC (3:00 a.m. EST).  Release notes are available here. It is imperative that you end any in-progress chat sessions at least one minute prior to the scheduled service interruption to avoid sudden communication interruptions to your patrons and potential "hung" sessions. (You will be unable to click on any in-progress sessions to get information to communicate with the patron.)

If you experience any outage after the projected service period, please contact your Customer Service Provider for further assistance

Maintenance Install November 1, 2012 6:OO GMT (2:00 A.M. EDST)

The QuestionPoint service will be unavailable for the following time period for scheduled maintenance and service: 6:00 GMT (2:00 A.M. EDST) to approximately 6:15 GMT  (2:15 EDST) Thursday November 1, 2012.  It is imperative that you end any in-progress chat sessions at least two minutes prior to the scheduled service interruption to avoid sudden communication interruptions to your patrons and potential "hung" sessions. (You will be unable to click on any in-progress sessions to get information to communicate with the patron.)

When service is restored, please check your “New” questions lists for any interrupted chat sessions or unanswered email questions.

If you experience any outage after the projected service period, please contact your Customer Service Provider for further assistance.

We regret any inconvenience.

QuestionPoint Service Install, October 14, 2012, 2:00 A.M. ET (06:00 GM)

We will be installing a QuestionPoint features upgrade this Sunday, October 14, 2012.

Release Notes can be viewed here on the Blog.  Please be advised that the QuestionPoint service will be unavailable for the following time period: from 6:00 UTC (2:00 a.m. EST) to approximately 7:00 UTC (3:00 a.m. EST). It is imperative that you end any in-progress chat sessions at least one minute prior to the scheduled service interruption to avoid sudden communication interruptions to your patrons and potential "hung" sessions. (You will be unable to click on any in-progress sessions to get information to communicate with the patron.)

 If you experience any outage after the projected service period, please contact your Customer Service Provider for further assistance.

 

QuestionPoint maintenance scheduled July 22, 2012 2:00 AM ET (6:00 GMT)

QuestionPoint service will be unavailable Sunday July 22, 2012 from 6:00 UTC (2:00 a.m. EDT) to 7:30 UTC (3:30 a.m. EDT), for OCLC- scheduled maintenance and service.  It is imperative that you end any in-progress chat sessions at least one minute prior to the scheduled service interruption to avoid sudden communication interruptions to your patrons and potential "hung" sessions. (You will be unable to click on any in-progress sessions to get information to communicate with the patron.)

If you experience any outage after the projected service period, please contact your Customer Service Provider for further assistance.
 
We regret any inconvenience.
 
Regards
The QuestionPoint Team

Brief QuestionPoint service interruption planned for Wed May 16 a 6:00 UTC (2AM ET)

Please be advised that the QuestionPoint service will be unavailable during a brief (2 minute) service interruption of QuestionPoint on Wednesday May 16

for the following time period: from 6:00 UTC (2:00 a.m. EST) for approximately 2 minutes . It is imperative that you end any in-progress chat sessions at least one minute prior to the scheduled service interruption to avoid sudden communication interruptions to your patrons and potential "hung" sessions. (You will be unable to click on any in-progress sessions to get information to communicate with the patron.)  After the 2 minutes are over, you may again log in and resume your QuestionPoint activities as usual.

• New Feature:

 Chat Spam “Captcha” mechanism.  Administrators will be able to interpose a “Captcha” challenge for their chat forms.  This is available at the institution level, in the Admistration Module>Forms>Spam Filter.  To enable the Captcha, choose the “Chat” check box, and then click “Save”.  After patrons fill in the chat form on your websites, they will be challenged to enter a series of letters, displayed in a distorted image on the screen. If they do so successfully, the chat session will then pass through to the librarians online. There is audio assistance for those who may have difficulty seeing or interpreting the characters.

• Bug Fix:

 It was recently reported that extremely long URLs sent to patrons in chat, might not display properly in  the patron’s chat history (although they were visible in the emailed chat transcript and inside of QuestionPoint accounts). This bug has been fixed and long URLs should now display properly in the chat history. Please note, that this fix is unrelated to the previously reported “known issue” of webpage display in the chat viewport.  Long links generated from Google searches that contain the Google domain name in the URL will continue to return the “page can’t be displayed” note in the viewport, however, the URL, now visible, is clickable in order to open the page in a separate window.

• Updated Qwidget for Facebook  Instructions:

Updated instructions for placing a Qwidget on your Facebook account have been published to the QuestionPoint Wiki.

If you experience any outage after the projected service period, please contact your Customer Service Provider for further assistance. 

Notes d'Installation prévue pour 13 mai, 2012

1        Nouvelles fonctionnalités et améliorations

1.1  Sécurité augmentée pour les fichiers joints

Nous avons ajouté des critères de sécurité additionnels pour la nouvelle fonctionnalité permettant aux bibliothécaires stocker des fichiers joints. Ceci augmentera les mesures de sécurité actuelles afin de mieux protéger l’accès aux fichiers joints stockés.

1.2  Confidentialité des utilisateurs

Pour les bibliothèques qui utilisent des formulaires de question créés avec le « Gestionnaire de formulaires » de QuestionPoint, nous avons supprimé le lien (mention) qui menait vers les Conditions générales d’utilisation d’OCLC. Nous suggérons fortement aux bibliothèques qui utilisent ces formulaires (créés dans Administration> Établissement> Formulaires> Gestionnaire de formulaires et Groupe d’abonnement> Gestionnaire de Chat) de créer un lien vers les politiques de confidentialité de la bibliothèque (ou d’inclure une mention) en utilisant le bas de page du formulaire. Si vous avez besoin de plus d’informations, n’hésitez pas à contacter votre fournisseur de service QuestionPoint.

1.3  Pages de politiques

Affichage des zones associées avec le message d’erreur lorsque le WorldCat Registry est en panne.

Depuis la dernière installation, les bibliothèques peuvent relier des zones de leurs Pages de politiques aux données qui se trouvent dans le WorldCat Registry. Lors des rares fois où les données du  WorldCat Registry  ne sont pas disponibles (entretien ou panne), les bibliothécaires qui utilisent les Pages de politiques lors d’une session de Chat (discussion en ligne) verront le message d’erreur suivant :

« Impossible d’afficher les données reliées au WorldCat Registry. Le Registry est peut-être temporairement non disponible ou la zone associée du Registry ne contient aucune donnée. »

Veuillez noter que les données « copiées » seront disponibles même si le WorldCat Registry ne l’est pas. Seules les données « reliées » ne seront pas disponibles durant la panne.

1.4  Administrateurs de groupes : affichage des sondages des établissements membres dans les Questions archivées

Les résultats de sondages affichés sont maintenant dans les Données actives et les Questions archivées, et les administrateurs de groupes peuvent maintenant voir les sondages de leurs établissements membres lors des deux types de recherche.

1.5  Améliorations apportées au rapport sur les Zones du formulaire 

    1.5.1   Formulaires pour « Ajout de question » (ajout manuel) et Qwidget

Les formulaires pour « Ajout de question » (ajout manuel) ou pour les sessions avec le Qwidget sont maintenant identifiables parmi les sessions par courriel et par Chat, dans les résultats des rapports en ligne et hors-ligne sur les Zones du formulaire. Le tri et l’identification de chaque type de session seront simplifiés lors de la production de rapports ou du regroupement de statistiques.

     1.5.2   Adresses électroniques complètes

Les adresses électroniques complètes des utilisateurs sont maintenant disponibles dans les rapports en ligne et hors-ligne si cette option a été sélectionnée dans administration> établissement> paramètres.

    1.5.3   Alignement

Les zones affichées dans les rapports sont maintenant bien alignées afin que les données dans les colonnes identiques des rapports en ligne et hors-ligne soient alignées.

1.6   Identification d’une nouvelle page qui brise les cadres

La page http://fmx.sagepub.com brise le cadre de la fenêtre d’affichage de l’utilisateur (abonné) et cache la section réservée au Chat si cette page est envoyée durant la session de Chat. Nous l’avons donc ajoutée à la Liste de pages qui brisent les cadres. Par conséquent, cette page ne sera pas affichée dans la fenêtre d’affichage de l’utilisateur si elle est envoyée sous forme de lien. L’utilisateur devra cliquer sur le lien dans sa fenêtre de Chat pour ouvrir la page dans une fenêtre séparée s’il veut voir cette page durant la session de Chat. La liste de pages qui brisent les cadres dans QuestionPoint est régulièrement mise à jour. Vous pouvez accéder à cette liste dans la page d’accueil Mon QuestionPoint, sous Ressources (droite de l’écran).

                      

2        Correctifs

2.1   Chat

    2.1.1   « Chat pour tests » versus « Chat réel »

Un problème, apparu lors de la mise à disposition du nouveau formulaire pour l’ajout manuel d’une question, a été corrigé. Dorénavant, seules les sessions initiées via le lien « Formulaire utilisateur test pour le Chat » dans l’écran d’accueil « Mon QuestionPoint » contiendront la case « Test » et seront initiées comme sessions pour tests dans le Moniteur de Chat du bibliothécaire.

    2.1.2   Case « Test » dans le formulaire test pour le Chat

Cette case sera de nouveau cochée lorsque le formulaire est ouvert. Les bibliothèques qui veulent tester le Chat avec un formulaire qui sera vu par les bibliothécaires du « Chat réel » devront décocher la case « Test » pour que les questions soient affichées à ces bibliothécaires.

2.2   Enregistrement des paramètres pour les rapports hors ligne

Lors du choix des paramètres pour les types de données désirées dans les rapports hors-ligne, il est maintenant possible d’enregistrer les paramètres de la page 2 (limites de recherche) et de la page 3 (données des zones et sélection de formats) dans les rapports. Ceci permettra de générer de nouveau ces rapports sans avoir à sélectionner les paramètres chaque fois.

2.3   Rapport pour l’administrateur de groupe

    2.3.1   Rapport sur les Codes Descriptifs

Le rapport des Codes descriptifs pour le groupe a été modifié afin de ne présenter que les Codes descriptifs configurés pour les bibliothèques du groupe. Si le même code est utilisé par plusieurs bibliothèques du même Groupe d’abonnement, il y aura quand même des codes « en double » puisque chaque code est considéré comme étant unique à un établissement. 

    2.3.2   Contenu

De plus, lors de la sélection de « Tous » dans les rapports de groupe, une erreur était générée  lorsque les numéros de sessions auxquelles certains Codes descriptifs sélectionnés étaient assignés n’apparaissaient pas dans le rapport. Ce problème a été corrigé et les rapports contiennent maintenant les numéros de sessions auxquelles ont été assignés les Codes descriptifs sélectionnés. 

2.4   Correction du jeu de caractères thaï 

Les caractères thaïs sont maintenant affichés correctement dans les rapports hors ligne. 

 

2.5   Correction de la messagerie instantanée avec Upside Wireless

Les bibliothèques QuestionPoint qui possèdent des liens à des comptes d’Upside Wireless verront dorénavant les noms à jour des comptes d’Upside Wireless dans leur module Administration si elles modifient des noms de compte par le biais de comptes d’Upside Wireless.

3        Problèmes connus du Chat

Plusieurs moteurs de recherche commerciaux, dont Google et Yahoo, ont modifié leur philosophie quant à l’utilisation du contenu. Ils ne facilitent plus la réutilisation de leurs écrans de recherche sous forme de structure de cadres HTML utilisée par l’interface de Chat pour utilisateur de QuestionPoint. Vous pouvez continuer d’utiliser ces moteurs de recherche lors des sessions avec les utilisateurs, mais soyez avisés que les pages ne seront peut-être pas automatiquement ouvertes dans la fenêtre d’affichage de l’utilisateur. Selon le navigateur utilisé (Internet Explorer, Firefox, etc.), l’utilisateur devra peut-être cliquer sur le lien dans sa fenêtre de Chat pour voir la page, ce qui forcera la page à s’ouvrir dans une fenêtre séparée. Les utilisateurs d’Internet Explorer recevront un message avec le lien. Toutefois, les utilisateurs de Firefox ne recevront aucun message et il est possible qu’une page blanche soit affichée au lieu de la fenêtre d’affichage de l’utilisateur.

Ce problème ne s’applique pas aux adresses URL de sites Web qui sont copiées et collées après une recherche avec Google. Il ne s’applique qu’aux adresses URL dans lesquelles le mot « google » apparaît dans l’adresse.

Nous vous recommandons de continuer à vérifier auprès de l’utilisateur l’état de l’affichage des pages envoyées, et de suggérer à l’utilisateur de cliquer sur n’importe quel lien là où la page n’a pas été affichée.

Installation QuestionPoint prévue dimanche 12 février

Nous sommes heureux de vous informer que nous installerons une mise à niveau de QuestionPoint ce dimanche, le 12 février . Cette mise à niveau comportera de nouvelles fonctionnalités et certains améliorations. Vous trouverez la description de ces changements dans le document PDF ci-joint. N’hésitez pas à nous contacter si vous ne pouvez ouvrir le document. Nous publierons également ces informations sur le blogue de QuestionPoint.

Veuillez prendre note que le service QuestionPoint ne sera pas disponible le 12, février, de 02hr TU à 03hr TU, le temps de l'installation. Vous devez absolument mettre fin à toutes vos sessions de Chat en cours au moins deux minutes avant le moment prévu de l’interruption afin d’éviter que la communication avec vos utilisateurs soit coupée et éviter de potentielles sessions « accrochées ». (Vous ne pourrez pas cliquer sur les sessions coupées mais visible «en cours » pour obtenir les informations afin de communiquer avec les utilisateurs.)

Si vous éprouvez des problèmes après l’interruption du service, veuillez contacter votre fournisseur de service pour de l’aide.
Nous nous excusons des inconvénients causés par l'interruptions de service et vous remercions de votre patience.

 

Nouvelles fonctionnalités et améliorations

1. Enregistrement des pièces jointes par les bibliothécaires

Les pièces jointes par le bibliothécaire qui sont envoyées à l’utilisateur avec la réponse sont maintenant jointes à la transaction et peuvent être examinées ou téléchargées.

Lorsqu’un bibliothécaire joint un fichier à une réponse à partir de Service de référence, le fichier est vérifié afin de garantir qu’il ne contient pas de virus (no 1 dans l’illustration 1 ci-dessous). Si aucun virus n’est détecté, il est téléchargé et stocké sur un serveur OCLC. Le fichier peut ensuite être récupéré par n’importe quel bibliothécaire qui a les privilèges nécessaires pour voir la transaction. Note. — La détection de virus n’est pas synchrone donc le chargement du fichier peut prendre jusqu’à cinq minutes.

Lorsque la vérification du fichier est terminée et qu’aucun virus n’a été détecté, le nom de la pièce jointe (en hypertexte) apparaît dans la transaction (no 2 dans l’illustration 1). Si un virus a été détecté, le fichier n’est pas enregistré par QuestionPoint, et un avis indiquant que le fichier n’a pas été enregistré apparaît (no 3 dans l’illustration 1).

Illustration 1 : pièces jointes dans l’écran Question complète

 

Selon la combinaison du système d’exploitation et du navigateur utilisée par le bibliothécaire, et du logiciel disponible sur son ordinateur, lorsqu’il clique sur le lien pour la pièce jointe, soit celle-ci est ouverte automatiquement dans une fenêtre de navigateur, soit ou une boîte de dialogue, invitant à enregistrer ou ouvrir le fichier, est présentée. Voir l’illustration 2 ci-dessous.

 

Illustration 2 : boîte présentée par Windows XP

 

Important :
• Si une transaction est supprimée, la pièce jointe n’est plus disponible pour téléchargement.
• Pour l’instant, les pièces jointes ne seront pas disponibles dans les Questions archivées.
• Les pièces jointes envoyées avec une réponse ne seront pas mentionnées ou disponibles dans le module Bases de connaissances.

Lorsqu’une pièce jointe est envoyée par un bibliothécaire avec une réponse, une icône indiquant la présence de la pièce jointe est affichée dans la liste de questions.

 

Illustration 3 : icône indiquant une pièce jointe dans la liste de questions

 

2. Améliorations aux révisions de transcriptions hors ligne

Les utilisateurs de tous les niveaux de QuestionPoint (groupe, établissement, bibliothécaire) pourront remarquer que les améliorations apportées aux révisions Zones de formulaires en novembre dernier ont été incorporées aux révisons Hors ligne. Pour pouvoir générer des rapports statistiques pour toutes les zones de formulaires pour un établissement (ou pour tous les établissements si sélectionnés par l’administrateur de groupe), peu importe le type de formulaire, la composition du formulaire ou le nombre de versions du formulaire, il faut limiter la révision à un seul type de formulaire : courriel/question sur place, Chat/Qwidget, et textos. Ainsi, dans la liste déroulante pour le paramètre Type de session, l’indication « – Sélectionnez un type – » est maintenant affichée et il n’est plus possible de sélectionner Tous.

De plus, dans le même écran, les intervalles de dates sont maintenant inclusifs. Si, par exemple, vous voulez obtenir des statistiques pour août 2011, inscrivez 8/1/2011 dans la première boîte (« le ou après le ») et 8/31/2011 dans la seconde boîte (« le ou avant le »).

Illustration 4 : écran 2 de la configuration de révision Hors ligne

Dans le troisième et dernier écran de configuration de révision Hors ligne, la liste de zones de formulaire par défaut et personnalisées varient selon le type de session sélectionnée pour la révision : courriel/question sur place, Chat/Qwidget, ou textos. Tout comme pour la révision en ligne par Zones de formulaires (Révisions des transcriptions >> Zones de formulaires), les zones affichées dans la gauche de l’écran sont des informations étiquetées (métadonnées) sur les transactions comme la date, le domaine de l’adresse électronique de l’utilisateur, les codes descriptifs, l’adresse IP, etc. (Bien entendu, les transactions via texto n’ont pas de zones de formulaires, mais elles peuvent contenir des métadonnées comme la date et les codes descriptifs.)

Pour profiter pleinement de la structure plus flexible et précise des révisions de transactions disponible depuis novembre dernier (si vous changer de formulaire avec le temps), votre bibliothèque devrait utiliser les formulaires hébergés par le Gestionnaire de formulaires de QuestionPoint dans le module Administration.

Informations importantes à considérer lors de révisons Hors ligne (et de révision des Zones de formulaires le cas échéant) :

• L’affichage des zones personnalisées de la page 3 (liste à droite) dépend du formulaire de la bibliothèque, c’est-à-dire si le formulaire a été publié ou non dans le Gestionnaire de formulaires QuestionPoint. Toutes les zones de formulaires hébergés localement sont automatiquement affichées, mais il est impossible de sélectionner ces zones.

• Toutes les données provenant de formulaires hébergés localement sont affichées sous des en-têtes de colonnes (si le format Excel a été sélectionné comme d’affichage) intitulées « Old Data 1 » (Anciennes données 1), « Old Data 2 » (Anciennes données 2), et ainsi de suite, qui correspondent aux numéros de zones de votre formulaire hébergé localement (numéros utilisés par le système QuestionPoint). Les données sont précédées par le nom de la zone.

• Si vous publiez un formulaire en utilisant le Gestionnaire de formulaires QuestionPoint, mais que certaines des transactions que vous révisez ont été effectuées avec un ancien formulaire, vous verrez les zones du formulaire du Gestionnaire de formulaires sous des en-têtes de colonnes ET les colonnes d’anciennes zones « Old Data ». Dans l’illustration 6, les transactions dans le fichier Excel ont été effectuées avec formulaire hébergé localement, mais la bibliothèque a publié un formulaire en utilisant le Gestionnaire de formulaires.

 

Illustration 5 : zones par défaut et personnalisées pour les messages textes (en haut, à gauche), le Chat et les courriels

 

Illustration 6 : fichier Excel contenant les données d’un formulaire hébergé localement

 

Les gestionnaires peuvent maintenant choisir que les adresses électroniques complètes ou non des utilisateurs soient affichées lors de la révision des transcriptions (Service de référence >> Révision des transcriptions >> Zones de formulaires). Qu’il s’agisse de l’adresse complète ou uniquement du nom de domaine dépend d’un nouveau paramètre configurable dans le module Administration (Administration >> Établissement >> Paramètres). Voir l’illustration 7 ci-dessous.

Dans la page de configuration de la révision (illustration 8), dans les Zones par défaut, l’option « Adresse électronique de l’utilisateur » est sélectionnée si, dans le module Administration, l’option « Inclure l’adresse électronique complète de l’utilisateur dans les options de rapports sur les zones de formulaires » est sélectionnée (illustration 7). Si cette option n’est pas sélectionnée dans le module Administration, la zone affichée lors des révisions sera « Domaine de l’adresse de l’utilisateur ».

Illustration 7 : Inclure l’adresse électronique complète de l’utilisateur dans les options de rapports sur les zones de formulaires.

Illustration 8 : inclure l’adresse électronique complète de l’utilisateur dans les rapports – configuration de la révision

 

4. Fréquence des vérifications pour les questions via Upside Wireless

Si votre bibliothèque permet la référence par message texte par le biais d’Upside Wireless, vous pouvez intégrer ces messages dans QuestionPoint. Les informations sur cette fonctionnalité ont été publiées en novembre dernier (voir les Notes d’installation de novembre 2011 au http://questionpoint.blogs.com/questionpoint_247_referen/2011/11/questionpoint-install-13-november-2011.html). Initialement, QuestionPoint vérifiait (pour le compte des bibliothèques utilisant ce service) toutes les cinq (5) minutes si de nouvelles questions avaient été reçues par le
biais d’Upside Wireless. QuestionPoint vérifie maintenant toutes les deux (2) minutes si de nouvelles questions ont été reçues.

Correctifs

1. Codes descriptifs

Plusieurs correctifs ont été apportés aux codes descriptifs.

• Codes descriptifs de la liste par défaut non présentés. Lorsque la liste par défaut des codes descriptifs était utilisée (environ 70 codes ajoutés par diverses sources entre 2007 et 2010), ces codes n’étaient pas présentés lors des révisions de transcriptions dans les données sous Zones de formulaires ou dans les Données actives sous les révisions Hors ligne. Ce problème a été corrigé et tous les codes descriptifs, peu importe leur source, devraient être présentés lorsque demandés.

• Administrateurs de groupes incapables de configurer des codes descriptifs. Les administrateurs de groupes ne pouvaient pas configurer de codes descriptifs pour les bibliothèques membres de leur groupe dans le module Administration même lorsque ces bibliothèques leur avaient donné l’autorisation nécessaire. Ce problème a été corrigé et les administrateurs de groupes pourront dorénavant configurer des codes descriptifs pour les bibliothèques membres qui le permettent.

• Données mal alignées lors des révisions. Depuis novembre 2011, si l’option Codes descriptifs n’était pas cochée dans l’écran de configuration des révisions, les données des zones suivantes étaient décalées vers la gauche et, par conséquent, ces données apparaissaient dans la mauvaise colonne. Ce problème a été corrigé.

• Perte des codes descriptifs assignés lorsqu’une transaction était copiée. Si des codes descriptifs étaient assignés à une transaction qui était ensuite copiée afin d’inclure ou de corriger une adresse électronique, ces codes descriptifs n’apparaissaient pas dans la nouvelle version de la transaction. Dorénavant, les codes descriptifs seront également copiés.

2. Indexation de toutes les nouvelles transactions

Parfois, lors de l'indexation quotidienne, les transactions ayant le statut Nouvelle n’étaient pas indexées. Il fallait qu’une action soit effectuée pour que ces transactions soient indexées. La cause du problème a été identifiée et, dorénavant, les nouvelles transactions ayant le statut Nouvelle seront toutes indexées. Si vous croyez avoir d'anciennes transactions ayant le statut Nouvelle qui n’ont pas été indexées, vous pouvez ouvrir ces transactions et les assigner à un bibliothécaire ou leur ajouter une note. L’une ou l’autre de ces opérations déclenchera l'indexation de ces questions. Toutes les transactions, même celles qui n’ont pas été indexées dans les circonstances mentionnées ci-haut, seront indexées lorsqu’elles seront transférées dans les Questions archivées après 90 jours d’inactivité.